これでもう迷わない!出張経費の精算方法をおさらいしよう

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企業で働く従業員は、営業先への出張や研修、セミナーの参加など、勤務先から遠く離れた場所に行く機会があります。そういった出張の際には交通費から宿泊費、食事代まで様々な諸経費がかかります。経理担当が処理する際はどの勘定項目に属するのかなど判断が難しく頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、出張経費の考え方から精算方法について
詳しくご紹介いたします。

出張経費とは

出張経費とは、出張をした際に発生した諸経費のことを言います。
移動にかかった交通費や、泊まりがけになった場合の宿泊費など、実費になったものが含まれます。

勘定項目として「旅費交通費」として計上するには、出張した本人から「領収書」や「旅費精算書」を受け取り精算します。

旅費交通費とは

出張などの遠隔地で業務をする際に発生する宿泊費などの
「旅費」と新幹線代などの「交通費」合わせた勘定科目のことを言います。

出張にまつわる経費として、似たような言葉に「出張手当」があります。次の章では出張手当について詳しく解説いたします。

出張手当

出張手当とは、「日当」や「旅費日当」と呼ばれ、予め決められた金額を支出するものです。例えば、旅費日当20,000円などという形で従業員に手当てをつけることになります。

この手当には、昼食代などの飲食代や備品代、通信費などが含まれ、実際に使用した金額との差額は精算しません。

出張手当は節税になる

出張手当の制度は税金対策にも有効で、給与とは別に支払われるため所得税や住民税は非課税扱いになります。
では、具体的にどんな節税になるのか見ていきましょう。

法人税の節税ができる

出張の際にかかる食事代や雑費などの費用は、会社に申告し経費として計上するには業務との関連性を厳密に説明しにくく、会社の損金として扱うことが難しい費用になります。

出張手当として支給すれば、そういったこまごまとした費用を損金として計上でき、法人税の節税をすることができます。

消費税の節税になる

出張手当は「課税仕入」といい、会社にとって外部から交通費や宿泊費、食事代といった物やサービスを買う費用とみなされます。そのため、出張手当を支給するとそこに含まれる消費税の額だけ消費税の節税になります。

出張手当ではなく、給与として支給すると「課税仕入」にあたらず消費税を支払わなければなりません。

従業員の手取りを増やせる

出張手当は、給与扱いされないため、給与の額を基準に計算される社会保険料もかかりません。つまり、本来であれば従業員の給与が減るところですが、出張手当にすることで社会保険料の上乗せがなく、手取りを増やすことができます。

出張時の食事代の考え方

出張時の食事代の考え方

出張の際の食事代は直接経費にはできません。

昼食代などの飲食費は、出張にかかわらず発生します。そのため、出張時に会社が負担する必要はないという考えです。

しかし、会社により対応は様々で、手当として支給している会社や、出張旅費規程の内容によっても変わってきます。

取引先と飲食をしながら接待をする場合は「接待交際費」となり、食事の際に会議の内容を兼ねているような場合は「会議費」となります。
そのほか、「旅費交通費」や「福利厚生費」として食事代を計上する場合もあります。

出張経費の精算方法

出張経費は出張した本人が提出した「経費精算書」をもとに精算を行います。精算の際に不可欠なものが領収書です。食事代については領収書のないものは原則認められませんので注意しましょう。また、領収書は一定期間は保管する必要がありますので、精算後に破棄してはいけません。

出張経費の例

出張例から、具体的にどの勘定項目が当てはまるのか見ていきます。

出張先までの飛行機代:往復50,000円旅費交通費
出張先の宿泊代:15,000円旅費交通費
取引先との飲食を伴う接待:30,000円交際費
会議室での飲み物代:3,000円会議費
取引先への手土産代:3,000円交際費
自分の朝食代:1,500円計上されない

手土産代が交際費になるワケ

交際費とは、法人が得意先や仕入れ先など関係のあるものに対して接待や贈答する行為になります。そのため、取引先への手土産も「交際費」の勘定項目になります。

自分の朝食代が計上されないワケ

出張手当があり、その規約の中に食事代も含まれている場合は出張手当に含まれるため個別には計上されません。

ここに注意!

税務調査で指摘の対象に

出張に関する支出は税務調査で指摘を受けやすい項目です。出張旅費規程に正確に明示しておくことが大切です。

役員の出張手当は間違いやすい

役員へ出張手当をつける場合、「役員報酬」もしくは「旅費交通費」のいずれかになります。出張旅費規程を見て、規程に乗っ取っている場合は「旅費交通費」、出張旅費規程から逸脱する支給や、規程がない場合は「役員報酬」となります。

出張旅費規程の大切さ

出張旅費規程の大切さ

出張経費の精算については、すべて出張旅費規程をもとに処理します。会社ごとに内容も様々であり、ルールも違うため主観の入った考えでの処理に気をつけましょう。

細かい規定に基づき処理することは大変ですが、判断が楽になるというメリットもあります。また、出張者に差し戻しをする場合に「出張旅費規程に反している」とひと言で済ませることができます。

立て替え払いの対処法

出張経費は、出張の後に精算することが一般的です。つまり、出張者に一時的ですが立て替え払いをしてもらっていることになります。出張が続く場合や、海外への出張などは出張者の金銭的な負担が多くなってしまいます。

そんなときには「仮払金」の勘定を使ってみましょう。

仮払金とは

会社が予め設定された金額を出張者に払い、出張後に過不足を精算するものです。

例えば以下のような例になります。

出張前に仮払金として現金100,000円を出張者に渡す場合

◆旅費交通費が70,000円だった場合
出張者から30,000円を返金してもらう

◆旅費交通費が120,000円だった場合
出張者へ20,000円追加で支払う

仮払金の勘定を使うことで、出張者の金銭的な負担を減らすことができます。

ここに注意!

仮払金の勘定を使うと、精算業務は増える傾向にあります。仮払金での処理が増えた場合は管理システムの導入を検討してみるのもいいでしょう。

まとめ

出張経費の精算は勘定項目が多いうえに、節税がからむことあり、経理担当者としては骨の折れる仕事と言えます。出張経費の知識や精算方法をしっかり身につけることで、悩む時間も減り、業務時間の短縮につながるかと思います。

この機会にいま一度、出張経費についておさらいしてみてはいかがでしょうか。

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