契約書はPDF化して保管してもいい?保管の際の注意点とポイント

封筒

契約書は企業活動において取引や雇用といったさまざまな場面で発行する
欠かせない書類です。
またこの契約書は法律で一定期間保管することが定められています。

しかし、契約書が増えればその分管理に手間がかかり、スペースを圧迫する原因です。
ここでは契約書をより快適に保管するためにPDF化する注意点やそのポイントについて
紹介します。

★ブログ閲覧限定の 5%OFFクーポン発行中★
注文前にクーポン番号【1266】 の入力で、全商品5%OFFで購入できます!
封筒印刷の商品こちらから

契約書とは

契約書と筆記用具

契約書は、その内容について共通の意思・認識があることを明らかにする
大切な書類です。

たとえば、雇用契約書の場合は、雇用条件などを明記して取り交わすことで、
どのような条件で雇用を行うのかがはっきりします。そのため多くの企業では、
取引の際に必ず契約書の発行を行います。

ほかにも契約書には、売買契約書賃貸借契約書秘密保持契約書
業務委託契約書などさまざまな種類があります。
しかしいずれも本質的な目的は変わりません。

ほかにも企業間で取引を行う際は、最初に交わす基本的な契約書として
基本契約書があります。

このように企業活動を行う際は、社内外問わずさまざまな契約書を
取引先や社員と交わす機会があります。
契約を結ぶ際は、内容を確認したうえで合意を示すために記名・捺印を行うことが
基本です。

両者が記名・捺印した契約書は、お互いが保管できるよう2通作成することが
求められます。

契約書はPDF化して保管してもいいのか

腕を組む女性

発行した契約書は、紙ではなくPDF化することでデータとして保管することも
可能です。
契約書のデータ化に抵抗のある人もいるかもしれませんが、PDF化自体は
電子帳簿保存法という法律で認められているため、法的な問題はありません

特に取引が長く続いている会社や雇用契約を継続している社員の契約書は、
契約書を長期間補完する必要があるため、PDF化が推奨されています。

契約書をPDF化して保管するメリット

大量の書類と女性

契約書をPDF化して得られるメリットはさまざまです。
取り扱う契約書の数は企業によって異なりますが、いずれの場合も以下のメリットが
得られます。

省スペース

契約書をPDF化することで、紙で保管する場合と比べて保管スペースの問題を解決する
ことができます。
特に事務所があまり広くない場合は、限られたスペースを有効活用できるため、
PDF化によって得られるメリットは大きいでしょう。

また、既に多くの保管スペースを確保している企業でも新たにスペースを
空けることで、別の目的で活用することが可能です。

内容確認が簡単にできる

契約書のPDF化によって見たい契約書へのアクセスが容易になることもメリットです。
その際に内容や取引先別に分けてフォルダを分けておくことで、必要な契約書を
すぐに呼び出すことができます。

ほかにもファイル名に規則性を持たせておくことで検索がしやすくなり、
管理の手間も軽減することが可能です。
また、紙で保管する場合と比べて長期間の保管でも劣化を防ぐことができます。

契約書をPDF化する方法

オフィスのコピー機

契約書のPDF化は、自社でのスキャンや外部サービスの利用で変換することが
可能です。
それぞれのメリットやデメリットを確認して自社に合った方法を選びましょう。

自社でスキャンする

取引先と交わした契約書を自社でスキャンしてPDF化する方法です。
その際はあらかじめ手順を決めて、共有しておく必要があります
なぜなら人によってスキャン方法が違うと、後から見返したときにわかりづらく
なるからです。

自社によるスキャンには、外注コストをかけずに行えるメリットがあります。
一方でスキャンする人によってクオリティに差が出るため注意してください。

これらのリスクを軽減させるためには、できるだけ制度をルール化し誰がやっても
同じ結果になる仕組み作りが大切です。

外部サービスを利用する

契約書等の書類の電子化を行う専門の外部サービスを利用する方法です。
自社で行うよりもコストが発生しますが、確実にPDF化できるメリットがあります。

また、PDF化した書類データの扱い等についても相談に乗ってもらえるため、
これまでデータで書類を保管してこなかった企業など、新しく電子化を導入している
場合は、外部サービスの利用も検討してみましょう。

契約書をPDF化して保管する際のポイント

ポイント

契約書をPDF化して保管する際は、原本の扱いや保管期間等に気を付ける必要が
あります。
PDF化にあたり、どのような点に注意すべきなのか確認しておきましょう。

契約書の原本は破棄、もしくは保管

PDF化した後の原本は、破棄してしまっても法的な問題はありませんが、将来
トラブルが起こったときは、契約書の原本を保持していることが
「確かに契約を交わした」という強い証拠になります。

もし裁判を起こされた場合、PDF化した契約書では証拠として認められない可能性も
あるため、もしものときのことを考えるのであれば、外部倉庫等を契約して保管して
おくと安心
です。

保管期間は契約書の内容によって異なる

契約書は、該当の契約が継続している間は保管しておく必要があります。
また、契約が終了した後も、契約書の種類に応じて定められた期間は
保管し続けなければいけません

契約書の保管期間は、会社法では10年と定められています。
ただし、建築士事務所が発行した工事契約書等は、建築士法で15年間の保管が
義務付けられているなど、別の法律がからむ可能性があるため、保管期間に
注意しましょう。

税務署で承認を受ける必要がある

契約書をPDF化して保管するためには、所轄の税務署に届けを出して承認を受ける
必要があります

なお、契約書をPDF化した後に原本を別途倉庫等に保管する場合であれば、
承認を受ける必要はありません

電子帳簿保存法に定められた要件を満たす必要がある

取引先と交わした契約書を電子的に保管するためには、電子帳簿保存法に定められた
要件を満たす必要があります。

具体的にどうすれば該当するのかわかりづらい場合もあるため、完全にPDF化して
原本を破棄したい場合は、書類の電子化に詳しい専門業者に依頼する方法が
おすすめです。

電子取引の場合の契約書

ノートパソコン

インターネットの発達によって、契約自体を書面ではなく、電子的に行うケースが
増えています。
電子取引は今後も増えることが予想されるため、電子取引を行った際の契約書の
保管方法について知っておきましょう。

電子取引とは

電子取引とは、インターネットを介して、電子的に製品の売買等の取引を行うことを
指す言葉です。

このような取引を行う際は、契約もインターネット上で行うことになります。
そのため紙で取引を行う場合と比べて、時間や工数の短縮ができるため、最近では
主流の取引方法として採用している企業も増加傾向です。

電子取引の契約書の保管方法

電子取引で交わした契約書の保管は、書面で交わした書類をPDF化するのではなく、
あらかじめPDFとして保管
します。

また電子取引で締結した際の契約書をPDFで保管する場合は、税務署への届け出が
不要
です。
加えてこの書類を印刷して紙で保管する必要も特にありません。

まとめ

さまざまなシーンで取り交わす必要のある契約書をPDF化して保管することで、
オフィスのスペースを有効活用することができます。
また契約書の確認もしやすくなることから、内容を見返したいというときにも
便利です。

しかし、書面で交わした契約書のPDF化には、満たすべき要件などもあるため、
原本を外部倉庫に保管するか、専門業者に依頼して問題のない形で
データ化してもらうことがおすすめです。

タイトルとURLをコピーしました