電子印鑑とは?作成方法からセキュリティ対策までをまとめて解説

封筒

電子印鑑は、テレワークや書類の電子化を進めるにあたり新たに注目されている
システムです。
電子印鑑を使うことで、パソコン上で書類のやりとりを完結できるようになるため、
業務の効率化にも役立ちます。

ここでは電子印鑑の作り方や、電子印鑑の有効性、セキュリティなどについて
紹介します。
これから電子印鑑を導入しようと考えている方や、現在の利用方法に問題が
ないかどうか迷っている方はぜひ参考にしてください。

電子印鑑とは

契約書とはんこ

電子印鑑は、その名の通り電子的に押される印のことです。
日本の企業では、見積書や請求書、契約書など、さまざまなシーンで押印を
求められるケースがあります。

しかし、従来の形で押印をするためには、紙ベースで書類作成をしなければ
いけません。
昨今では、見積書や請求書を電子的に送信するケースも増えており、省コストを
実現しようという流れもあります。

その際に電子印鑑であれば電子的に押印を行うことができるため、データで作成された
見積書や請求書にも押印することが可能です。

電子印鑑は、「書類への押印を求める日本の風潮」と、「紙を減らして電子的な
データのやりとりに移行したいという昨今の流れ」を両立できる便利なシステムと
いえるでしょう。

電子印鑑のメリット

メリット

ここでは電子印鑑の導入によって得られる具体的なメリットをまとめました。
導入にあたりどんなメリットがあるのか確認しておきましょう。

手間の削減

仕事をする上では、取引先に対する見積書や請求書といった数多くの書類を作成、
管理することになります。
しかしこれらの書類を毎回印刷して押印するとなると、それだけ時間も手間もかかる
でしょう。

特に、書類をメール添付等で電子的に送りたい場合は、作成した書類を印刷して
押印した後、スキャンして再度データ化しなければいけません。
加えて印刷した書類の保管や破棄にも労力がかかります。

一方、電子印鑑であれば、作成したデータに直接電子印鑑を押すため、印刷せずに
そのまま送ることができます
また一度印刷してスキャンしなおしたものよりも、データとして作成された書類の方が
解像度も高くて美しいでしょう。

書類の電子化につながる

紙の書類が増えすぎると、収納スペースの圧迫や書類を探す手間といった問題に
つながります。
しかし電子印鑑で書類の電子化を進めることができれば、こうした問題はなくなり、
省スペースや業務効率アップに役立てられるでしょう。

これは自社だけでなく、これまで書類を紙ベースでやりとりしていた取引先にとっても
メリットになり得ます。

手元に印鑑がなくても押せる

近年注目されるテレワークを行う上でも、手元に印鑑がなくても押せることは
大きなメリットです。
電子印鑑は印影をデータとして押印するので、会社で使用する印鑑であっても
問題ありません。

「印鑑を押すためだけに出社する」ことは、時間やコスト、労力の無駄です。
また、急な自然災害等によって通勤ができなくなった場合も、
電子印鑑が使えることで会社以外の場所からスムーズに進められるでしょう。

電子印鑑の作成方法

パソコンで作業する女性

電子印鑑を利用するためには、印鑑データを作成する必要があります。
データ作成方法は複数あるため、コストや手間、セキュリティ等を考慮して
選びましょう。

実際の押印データから作成

実際に紙に押印した印鑑のデータを画像処理し、印影だけを取り出して利用する
方法です。
押印データをスキャンした後、背景を削除して印影だけを取り出す必要があるため、
ある程度画像に手を加えるスキルが必要です。

画像として描画して作成

印影のような画像を自分で描画する方法です。
たとえば、Wordで円を描画して内部に文字を入れ、朱色にするだけでも印鑑のような
画像を作成することができるでしょう。

ただしWordで作成した場合は、画像としての保存や背景を透過させることが
できません。
実際に電子印鑑として広く活用できる印影を作りたいのであれば、画像作成ソフト等で
加工をする必要があります

フリーソフトで作成

インターネット上では、印影が作れるフリーソフトが複数公開されています。
このフリーソフトを使用することで、自分で印鑑画像を加工するよりも手軽に印影を
作ることができます。

中にはインストールしなくても簡単に電子印鑑が作れるツールなども公開されて
いるので、気になる人はチェックしてみましょう。

有料サービスを利用して作成

印鑑を作成している会社等の中には、電子印鑑を有料で作るサービスを提供している
ところもあります。
有料サービスで作成できる印鑑は、フリーソフトや自分自身で加工して作った印鑑と
比べて、セキュリティにも気を配って作成することが可能です。

もし会社で利用する印鑑の代替として広く活用するのであれば、多少お金がかかっても
セキュリティを意識したサービスを選ぶ方法がおすすめです。

電子印鑑の有効性とは

社印ケース

書類の電子化に便利な電子印鑑ですが、実印のような効力を持つものではありません
なぜなら、電子印鑑は実物があるものではなく、複製が比較的容易だからです。
特に、フリーソフト等で作られた電子印鑑は、単なる画像データに過ぎません。

そのため電子印鑑の導入を検討する際は、この点に十分留意した上で、電子印鑑を
使える書類と、電子印鑑を使えない書類について線引きをする必要があるでしょう。

セキュリティの高い電子印鑑とは

セキュリティ

複製されやすいという難点を持つ電子印鑑ですが、有料の電子印鑑にはさまざまな
セキュリティがほどこされています。
会社で利用する電子印鑑を検討するときは、以下のようなサービスが利用できるか
どうかを確認してみましょう。

押印後の編集をロックする

印鑑を押すということは、「この書類を確認した」という証明になります。
そのため、押印後の書類が勝手に改変されないように防ぐことが必要です。
このことから「書類に押印した後は編集がロックされる」という機能を持つ
電子印鑑もあります。

見積書や請求書などの外部向け文書だけでなく、申請書や稟議書といった社内文章でも
内容の改変があってはならないものです。
不正や操作ミスで誤った書類が回ってしまうことを防ぐためにも、こうした
ロック機能のある電子印鑑は役に立つでしょう。

誰が押したのかがわかる

電子印鑑は、パソコンを操作することによって押印を行います。
このとき、電子印鑑にユーザー名などの情報を埋め込むことで、
誰が押した印鑑なのかを後から確認する
ことが可能です。

紙の書類に押印した場合は、誰が印鑑を押したかはわからないため、
よりセキュリティを高めることができます。

個別のユーザーIDを付与する

電子印鑑には、個別のユーザーIDを埋め込むこともできます。
同じ苗字の社員が複数社内にいる場合でも、電子印鑑のユーザーIDを確認すれば、
誰が押した印鑑なのかを判別することが可能です。

捺印履歴の確認

電子印鑑を何の書類に押したのか、履歴として確認できるサービスもあります。
万が一不正使用が疑われた場合もすぐに履歴を確認できるため、現物の印鑑を
使用するよりも便利です。

まとめ

電子印鑑は、パソコン上で押印ができる非常に便利なサービスです。
ただしフリーソフト等で作られた電子印鑑は単なる画像データとなるため、
押印による効力を期待する場合は注意が必要です。

電子印鑑を仕事で利用する場合は、セキュリティがしっかりしている有料サービスを
利用するとともに、利用シーンについても、社内で検討しておきましょう。

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