雇用契約書を正しく書こう!担当者が絶対に押さえておくべきポイントとは

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新入社員を迎える際、企業側と従業員が取り交わす書類のひとつに「雇用契約書」がありますがじつはこの書類には、法律上の発行義務はありません。
それだけに、あまり重要視していないという担当者も多いのではないでしょうか。

しかし、雇用に関することだけにきちんと理解したうえで作成しないと後々大きな問題になりかねません。

そこで本記事では、雇用契約書を作るうえで“ここだけは絶対に押さえておくべき”というポイントをご紹介いたします。

雇用契約書とは何?

雇用契約書とは、文字通り雇用契約を記した書類となります。
では、そもそも雇用契約とはどんなものを言うのでしょうか。

雇用契約とは、民法第623条に基づき、企業が従業員の労働に対して報酬を支払う契約のことをいいます。つまり、雇用契約書は、企業と従業員双方の間に、雇用契約の内容についての合意がなされたことを証明するものということになります。

発行の義務について

雇用契約書は、法的には発行の義務はありません
雇用契約は民法第623条でこのように定められています。

「雇用は、当事者の一方が相手方に対して労働に従事することを約し、相手方がこれに対してその報酬を与えることを約することによって、その効力を生ずる。」

上記の民法第623条をみてもわかるとおり、契約だけで効力があるため法律上では雇用契約書を発行する必要はありません。

ただし、労働契約法では「労働者と使用者は労働契約の内容についてできる限り書面により確認するものとする」と定められており、企業側に対しては「作成することが望ましい」としています。

曖昧な表現に留められていますが、雇用契約書は発行した方がいいでしょう。

雇用契約書の必要性

雇用契約書の必要性

雇用契約書は民法第623条で定められているように、口頭での契約だけ効力を発揮します。

しかし、多くの企業が雇用契約書を発行するのには訳があります。
それは、「労働条件をめぐるリスク回避のため」なのです。

口頭では条件等の証拠が残らず、従業員の訴えに対して企業側の主張を証明できません。
「条件と違う」と訴えられた際に、労働条件の見直しを余儀なくされるという状況になりかねないのです。

このようなトラブルを回避するためにも雇用契約書を取り交わしておく必要があります。

労働条件通知書との違い

労働条件通知書との違い

新入社員の入社手続き時には、雇用契約書とともに労働条件通知書を発行することがほとんどです。
どちらも雇用契約に関する書類であるため混同しやすいものといえるでしょう。

雇用契約書との大きな違いは、労働条件通知書は企業から労働者に対して労働条件を明示するための書類となり、労働基準法で発行が義務付けられているというところになります。
労働基準法が関わるため、違反した場合は30万円以下の罰金を科せられます。

違いをまとめるとこのようになります。

雇用契約書

  • 労働条件の合意を証明するためのもの
  • 発行の義務はない
  • 合意を示すため、双方の記名押印が必要
  • 交付しない場合は罰則なし

労働条件通知書

  • 企業から労働者へ労働条件を明示するためのもの
  • 発行義務がある
  • 企業からの一方的な提示のみで押印等は不要
  • 交付しない場合は罰則あり

雇用契約書の記載事項

雇用契約書と労働条件通知書には、決まった様式がありません。記載内容は、労働条件通知書とほぼ同じになり、契約期間や就業場所、業務内容、賃金などの条件を明示していきます。

具体的には、書面の交付が必ず必要になる「絶対的明示事項」と、
口頭での明示でもよい「相対的明示事項」があります。

雇用契約書では、特に絶対的明示事項は必ず記載しておきましょう。

こんな場合もあります

雇用契約書と労働条件通知書をまとめた「労働条件通知書兼雇用契約書」として交付する企業もあります。

絶対的明示事項

  • 労働契約の期間
  • 就業の場所、従事する業務の内容
  • 始業、就業時刻、所定の労働時間を超えることがあるか、あるばあいはそれに関する事項
  • 賃金の決定や計算、支払いの方法等に関する事項
  • 退職に関する事項

雇用形態で異なる明示事項

雇用形態で異なる明示事項

正社員とアルバイト・パートタイムでは記載しておきたい事項が異なります。
しっかり確認しておきましょう。

正社員の場合
  • 雇用契約の期間や雇用形態
    期間を決めていない場合は「期間の定めなし」と記載する
  • 就業場所
  • 従事する業務
  • 賃金の決定、支払日、締め切り日、計算方法、支払い方法
  • 始業及び就業の時刻
  • 残業の有無(所定労働時間街の労働)
  • 交替制勤務がある場合は、交替期日もしくは交替順序等に関する事項
  • 休憩時間、休日、休暇に関する事項
  • 退職に関する事項
注意したいポイント

残業の有無や賃金に関することはトラブルになりやすいため慎重に判断して記載しましょう。

アルバイト・パートタイムの場合
  • 雇用契約の期間や雇用形態
    期間を決めていない場合は「期間の定めなし」と記載する
  • 契約更新の有無や更新するかどうかの判断基準
  • 就業時間
  • 休日、有給の有無
注意したいポイント

アルバイトやパートタイムの従業員は、個人ごとに勤務日数や労働時間が異なる場合が多いため、記載内容に注意が必要です。

相対的明示事項

  • 昇級に関する事項
  • 退職手当に関する事項
  • 臨時に支払われる賃金や賞与等に関する事項
  • 労働者の負担する食費や作業用品等に関する事項
  • 安全衛生に関する事項
  • 職業訓練に関する事項
  • 災害補償や業務外の疾病扶助に関する事項
  • 表彰、制裁に関する事項
  • 給食に関する事項

その他の明記しておきたい事柄

賠償義務
就業中に発生した損害に対する賠償義務を定めた項目も入れておくといいでしょう。

異動に従う
遠方への異動がある場合は会社に従うといった細かい部分を明記しないと、異動に応じないなどのトラブルにもつながります。異動がある職場の場合は忘れずに明記が必要です。

退職金や慶弔見舞金
契約社員やアルバイト・パートタイムに対して、退職金や慶弔見舞金などを支給しない企業が多いため、その場合は契約書にしっかりと「支給しない」と明記しましょう。

守秘義務
会社の機密事項を漏らしてはならないといった事項も入れておきましょう。

社内ルール
従業員に社内ルールを明示するという意味で、就業規則にある重要な事項については記載しておくといいでしょう。

書名捺印

雇用契約書は、署名がないものは効力がありません。書面に必ず「書名捺印」欄を設けましょう。
労働条件に企業と従業員の双方が合意したと証明できるよう、それぞれが署名押印できるようにします。

2通作成する

契約書は、企業と従業員の双方が各1通ずつ保持することが一般的です。
だたし、これに決まりがあるわけではなく、雇用契約書についても本来2通用意する必要はありません。

しかし、トラブルを防止するためにやはり2通作成し、企業と従業員で1通ずつ持っていることが望ましいと言えるでしょう。

まとめ

企業と従業員の間で起こるトラブルといえば、雇用や賃金に関するものも非常に多く含まれます。

雇用契約書は法的な交付義務はありませんが、きちんと行うことでこういった問題を回避することができますので、手間を惜しまずしっかり作成しましょう。

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