新規採用のために求人を出し、面接したものの、不採用の連絡をしなければいけないシーンはどんな企業においても発生します。
このような時、不採用通知を郵送するかしないか迷う採用担当者もいるのではないでしょうか。
今回は、不採用通知を郵送するメリットやデメリット、郵送時の注意点や適している郵送方法についてなど、広く解説致します。
不採用通知を郵送するメリット
まずは、不採用通知を郵送するメリットを確認していきましょう。
確実に伝えられるから
求職者の自宅ポストに郵便物として届きますので、不採用の事実を確実に伝えられるというのが大きなメリットです。
電話連絡をしても知らない番号からの着信には出ないようにしている人が多かったり、メール連絡をしても多くのダイレクトメールに埋もれてチェックが漏れてしまったりする可能性がありますので、確実性を重視したいなら郵送を選択するのがよいでしょう。
応募書類を一緒に返送できるから
履歴書や職務経歴書、ポートフォリオ、採用試験資料など、応募書類を一緒に返送できるのもメリットです。
自社で全てファイリングをすると倉庫費を圧迫するだけなく、後々処分する際の溶解処理費用がかさんでしまいますので、手元に書類を残しておきたくない場合は不採用通知と共に返送してしまうのがよいでしょう。
個人情報保護を意識したいから
個人情報を適切に扱っている企業として、内外にアピールできます。
求人要項に「不採用の場合には書面にてお知らせします」「不採用時には応募書類一式と併せて通知書を発送致します」と記載しておくことで、社会的信用を得られるでしょう。
相手の気持ちを考慮したいから
不採用であってもきちんと最後まで対応してくれた企業として、イメージアップできる可能性もあります。
なかには「サイレントお祈り」と呼ばれる、「採用連絡がないこと＝不採用」として処理している企業も多くありますが、自社での就労を希望して応募してくれた求職者の気持ちを考慮し、クロージングをしっかり行うことも大切です。
不採用通知を郵送するメリットは多く、主に「確実性を求める」「相手の心情を考慮する」というような効果が期待できます。
面接を申し込んだ側の気持ちに立って対応することが、企業としてのイメージアップにも繋がります。
不採用通知を郵送するデメリット
反対に、不採用通知を郵送するデメリットについても確認しておきましょう。
郵送料金がかかる
郵便を差し出すため、当然ながら郵便料金がかかります。
A4サイズの書類を折らずに封入できる角2封筒を使用した場合、同封する書類の枚数によって影響されますが、1通120円～250円程度かかると把握しておきましょう。
毎年100人単位で新卒を採用する企業や、常に中途面接を受け付けている企業にとっては大きな負担となりますが、必要がある時期に必要な人員数のみ採用している企業はなるべく不採用通知を郵送した方がいいかもしれません。
到着までに日数がかかる
発送してから到着までに日数がかかるのも、郵送のデメリットです。
電話やメールであれば即時不採用の事実を伝えられますので、郵送による伝達をするのであれば、期限に余裕を持って選考を行いましょう。
または、あらかじめ求職者に「不採用の場合は通知を郵送しますので、○日程度お待たせする可能性があります」と伝えておくのもオススメです。
「まだ結果が届かないのですが…」と連絡が入ることで、対応する手間を増やすような事態にならないよう気を付けましょう。
応募者情報が手元に残らない
不採用通知と共に履歴書や職務経歴書などの応募書類も併せて返送する場合、応募者情報が手元に残らないのもデメリットです。
後日同じ人が応募してきた場合や、定期的に応募者の属性やステータスを確認したい場合もありますので、慎重に行いましょう。
書類をスキャンしてPDFデータで保管したり、Excel上で最低限の情報だけでも残したりするのが理想的です。
不採用通知を郵送するメリットは、主に「経費がかかること」「日数がかかること」の2つです。
昨年度の不採用者数を参考にして経費の概算を立てたり、あらかじめ求職者に日数がかかることを伝えたりすることで、デメリットの解消に努めましょう。
不採用通知を郵送する時の注意点
では実際に不採用通知を郵送する際に押さえておきたい注意点についても解説致します。
応募書類が折らずに入る封筒を使う
基本的に、応募書類や不採用通知が折らずに入る封筒を使用しましょう。
提出時に既に折られていた場合であっても、返送の際には折らずに発送するのがスマートです。
A4サイズの書類を封入する場合は、角2封筒の使用が適しています。
ビジネス文書を発送する上でメジャーなサイズですので、在庫を多めに確保しておきましょう。
ポスト投函できる郵送方法で送る
相手が不在であっても受け取れるよう、ポスト投函される郵送方法で差し出すのがよいでしょう。
個人情報を含むため簡易書留やレターパックプラスで発送する方法もありますが、まずは不採用の事実と応募してくれたことに対する感謝を早急に伝えることを優先します。
普通郵便
郵送オプションをつけない、ごく一般的な郵送方法です。
追跡できないというデメリットがありますが、その分郵送料金を安く抑えられ、ポストからの差出ができるため手軽に発送できます。
特定記録
普通郵便同様に先方のポストに投函されますが、郵便物の引き受けについて記録してくれるため、郵便物を差し出した記録を残したい時におススメです。
一律で+160円の切手を貼付することにより発送できます。
追跡番号が付与されますので、郵便局にて差し出しの手続きを行いましょう。
レターパックライト
日本郵便が指定する370円の青い専用封筒に封入することで差し出せる郵送方法です。
発送から到着までの記録のみを行い、受取人の自宅ポストへ投函されます。
差出もポスト投函にて完了しますので、郵便窓口に出向かなくていいというメリットがあります。
レターパックライトは専用封筒が必要ですので、郵便窓口もしくはローソンで購入しましょう。
クリアファイルに入れて発送する
不採用通知を送る際は、クリアファイルに入れて発送するのがよいでしょう。
水濡れや汚れに強いため郵送時のダメージを軽減し、先方に届いた時にも綺麗な状態を保てます。
応募してくれたことへの感謝の気持ちを伝えるためにも、丁寧な対応を心掛けましょう。
中身が透けないように配慮する
中身が透けないように配慮することも重要です。
不採用通知を受け取るのは必ずしも喜ばしいことではなく、家族や同居人に「どの会社に応募していたのか」「採用になったのかどうか」を知られたくない人も多いものです。
二重封筒を使用したり、送付状をつけたりすることで対策できます。
選考期限内に送る
到着までにかかる日数を逆算の上で、選考期限内に送ることも大切です。
選考に1週間を要する場合、面接からちょうど1週間後に不採用通知を発送したとしても、先方に届くまでには+1～2日かかります。
選考の結果が期限内に届かないと求職者を不安にさせてしまう他、問い合わせを受け取ることで手間を増やす結果に繋がりかねませんので、期限には余裕を持って対応しましょう。
また、どうしても間に合わなさそうな時や応募者多数で比較してから決めたい場合には、「本日から1週間後を目安に結果を郵送致しますので、少しお待たせしてしまいますが」とあらかじめ伝えておくのも有効です。
選考期限ギリギリの時には速達を使う
万が一選考期限ギリギリの発送となってしまいそうな場合には、速達便を利用しましょう。
速達は、通常より半日～1日程度早く郵便物を届けてくれるサービスです。
250gまでの郵便物の場合+260円の切手が必要です。
封筒上部に分かりやすく赤字で「速達」と記入し、ポスト投函で差し出しができます。
メールで先に連絡しておくのも丁寧な印象に
選考期限内に不採用通知を発送できないのが明らかになっている場合は、先にメールにて連絡しておくのもよいでしょう。
後々正式な書類を発送することを伝えた上で、不採用の事実だけでも期限内に伝えておくことが大切です。
不採用通知を郵送する場合は、書類を折らず、クリアファイルに入れて水濡れへの対策を行った上で発送します。
採用期限と照らし合わせた上で、場合によっては速達便を使ったり、電話やメールを使って先に連絡したりなど、工夫しましょう。
まとめ
採用面接を受けた求職者は、可否の結果を心待ちにしているものです。
先に伝えた選考期限を第一に守りながら、万が一不採用になってしまった場合でも丁寧に対応するよう心掛けましょう。
