事務作業をするにあたり、封筒の在庫を十分に用意しておくことは非常に重要です。
いざという時や急ぎの時にすぐ使えるよう、ある程度の数を常に確保するのがベストです。
今回は、封筒を売っている場所について広く解説致します。
実店舗、インターネット上のECサイトだけではなく、郵便局など特定の場所でしか購入できない封筒についても触れますので、知識として身につけましょう。
封筒は十分な在庫を確保しておきましょう。
まずは、封筒の在庫を確保する方法についてお伝えします。
大量に使用する時期や自社でよく使う封筒サイズをよく理解し、在庫切れにならないよう注意しておくことが肝心です。
窓口や店舗でまとめ買いする
定期的に郵便窓口や店舗に赴き、まとめ買いする方法です。
インターネット上のECサイトやビジネス用品通販サイトを経由して購入すれば、オフィスまで届けてくれるため持ち運びの手間を短縮できます。
急ぎの時や万が一在庫を切らしてしまった時にも素早く対応できますので、自社周りで封筒を扱っているお店を事前に調べておきましょう。
印刷会社に定期的に発注する
印刷会社に定期的に発注しておけば、在庫切れのリスクを減らせます。
100部以上などある程度まとまった単位での発注が必要ですが、角2封筒や長3封筒など、使用頻度が高いものは外注してしまうのも1つの手段です。
また、自社ロゴを印刷した封筒を使いたい時にも便利です。
封筒の在庫切れを起こさないよう、常に残り部数には気を配っておくのがポイントです。
自社ロゴを印刷したい時やある程度まとまった数を発注したい時は印刷会社を、急ぎで必要な時や小ロットのみ購入したい時はオフィス近くの実店舗やインターネット上のECサイトを利用しましょう。
封筒が買える場所
では実際に、封筒を買える場所を紹介致します。
郵便局
郵便窓口で、切手や専用商品と併せて購入できます。
郵便物差し出しの際に併せて購入できますので、手間が少ないという利点もあります。
また、カウンター横には季節限定の封筒が用意されていることもあります。
ただし、大量に購入したい場合は事前に連絡してから訪店しましょう。
倉庫から在庫を持ってきた上で数を確認するために時間がかかりますので、購入したい部数も知らせておくのがよさそうです。
文具店
地域に根差した小さな文具店や、書店に併設されている文具店で購入するのもよいでしょう。
事前に連絡しない限り基本的には小ロットでの販売を行っていますので、緊急性の高い時に利用するのがおすすめです。
文具専門の大型店では、材質や装飾にこだわった高級品も取り扱っています。
バラエティショップ
駅ビルやショッピングセンターの中に入っていることの多いバラエティショップでも、封筒や便箋などのレター用品を扱っています。
ただし、派手な装飾やキャラクターデザインが施されているものが多いため、ビジネス用に使用できるものかよく判断した上で購入するのがよいでしょう。
招待状や案内状に使用する洋風2封筒など、カラーバリエーションや材質にこだわりたい封筒を選ぶ際におすすめです。
100円ショップ
100円ショップは、比較的シンプルなデザインの封筒を小ロットで販売しています。
ワンタッチで封入できるようのり口にシールがついた封筒や、マチのついた大型封筒も扱っていますので、利用の際は是非チェックしてみましょう。
大量に購入するにはコストパフォーマンスに劣る場合がありますので、注意が必要です。
コンビニ、ドラッグストア、スーパー
コンビニ、ドラッグストア、スーパーでも封筒を取り扱っています。
豊富なバリエーションやデザインは取り扱っていませんので、急に必要になってしまった時の利用に留めておくのが理想です。
ECサイト
インターネット上で購入できるECサイトや、ビジネス向けの事務用品通販サイトなどで購入するのもよいでしょう。
オフィスまで配送してくれるため大量購入の際でも持ち帰る手間がかからず、ワンクリックで注文できるため時間をかけずに済むという利点もあります。
なかには「〇部以上の購入で〇％引き」など割引が適用されるケースもありますので、効果的に使っていきましょう。
封筒を売っている場所を複数知っておけば、万が一の在庫切れや緊急で必要になった時にも慌てずに済みます。
また、価格を比較する際にも役立ちますので、オフィス周りの店舗を確認しておきましょう。
郵便局で売っている一般的な封筒
次に、郵便物で売っている一般的なサイズの封筒を紹介します。
最低限これだけ揃えておけばビジネスでのやり取りに困ることはないでしょう。
長3封筒
A4サイズの書類を三つ折りにして封入できる封筒です。
2～3枚の書類を送る際や、領収書、請求書などをやり取りする際に便利です。
角2封筒
A4サイズの書類を折らずにそのまま封入できる封筒です。
分厚めの書類を送る際や、折れや雨濡れを防ぐためにクリアファイルに入れて差し出したい際に便利です。
長40封筒
A4サイズの書類を四つ折りにして封入できる封筒です。
納品書などを送る際に便利です。
二重長4封筒
B5サイズの書類を三つ折りにして封入できる封筒です。
書類サイズに合わせて選択しましょう。
3cm封筒
「厚さ3cm以内」という定形外郵便、ゆうパケット、クリックポスト便に対応できる封筒です。
マチがついていて大量の書類を入れられますので、数か月に１度まとめて書類を送る際や、自社ノベルティを同封したい際に便利です。
洋2封筒
ポストカードやハガキサイズの書類を封入できる封筒です。
招待状や案内状を送る際にも便利です。
カマス貼りやダイヤ貼りなどのり付け方法も複数ありますので、用途や書類内容に合わせて選びます。
小ロットの封筒を購入したい際、困った時には郵便局を訪れましょう。
上記の種類であれば必ず取り揃えていますので、緊急で必要な時に役立ちます。
特定の場所でしか買えない封筒
郵便局など、特定の場所でしか購入できない封筒について紹介します。
レターパックプラス封筒
レターパックプラスは、郵便局とローソンで取り扱っています。
一部金券ショップやECサイトでも購入できます。
日本全国一律520円の料金で配送されますが、縦34cm×横25cm×重さ4kg以内である必要があるため注意しましょう。
厚さの制限はありません。
追跡がついていて直接手渡しで配送してくれるうえ、ポスト投函による差し出しが可能という便利な商品ですので、重要書類を発送したい時のためにいくつか確保しておくとよいでしょう。
レターパックライト封筒
レターパックライトも、レターパックプラス同様郵便局とローソンで取り扱っています。
日本全国一律370円の料金で配送されますが、縦34cm×横25cm×厚さ3cm×重さ4kg以内である必要があるため注意しましょう。
郵便ポストに投函することで発送ができる他、郵便窓口での差出も可能です。
先方のポストへの配達となりますが、万が一ポストに入りきらなかった場合、不在配達通知書が差し入れられます。
再配達は受け付けていませんので、ポストサイズが小さい場合には向いていません。
現金書留用封筒
現金書留封筒は、郵便局で取り扱っています。
現金を郵便物として差し出す場合、郵便法大17条において書留郵便物としなければならない旨が定められていますので、普通郵便やレターパック等で送らないように注意します。
郵便局にある専用封筒（21円）を利用し、+435円の郵便代で1万円の範囲で賠償してくれます。
簡易書留同様、以降5,000円の要償額を追加するごとに+10円がかかります。
特殊なサイズの封筒
真四角サイズの封筒、光沢や箔押しが施された封筒、透明な封筒、キャラクターやロゴの型抜きがされている封筒など、特殊なサイズ・デザインの封筒を希望する場合は、専門の印刷会社に依頼しましょう。
1からデザインを考案できるため自社オリジナルの封筒を作成できます。
郵便の形式によっては、専用の封筒が必要になる場合があります。
レターパックや現金書留などを利用する場合は、必ず指定の封筒を使って差し出しましょう。
まとめ
封筒を売っている場所をあらかじめ理解しておけば、欲しい時に欲しい量を割安で仕入れられます。
自社オリジナルのデザインが必要な場合や、大量の封筒を発送したい場合には、専用の印刷会社を利用することも検討してみましょう。
