源泉徴収票の郵送に適しているのは簡易書留!発行時期や注意点も解説します!

源泉徴収票の郵送に適しているのは簡易書留!発行時期や注意点も解説します!封筒

従業員や退職者に対し源泉徴収票を発行する機会に悩みがちなのは、郵送方法や郵送マナーについてです。

個人情報が記載された重要書類であるため、扱いには十分注意した上で発送する必要があります。
今回は源泉徴収票を郵送する際に簡易書留で送る方法や、その他のマナーについて幅広く解説致します。

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源泉徴収票とは

源泉徴収票とは

まずは、源泉徴収票にまつわる基本的な知識を抑えておきましょう。

源泉徴収票とは

源泉徴収票とは、当該1年間のうちに会社が従業員に対して支払った「支払い金額」と、従業員が支払った所得税である「源泉徴収額」が記載されている書類のことを指します。

また、基礎控除、社会保険料控除、扶養控除、配偶者控除、寡婦(寡夫)控除、生命保険料控除、地震保険料控除などを加味した上で算出される、「給与所得控除後の金額」も記載されています。

1度でも源泉税徴収をしている場合には、正社員、パート、アルバイト、契約社員、派遣社員など雇用形態に関わらず、必ず発行する義務があります。

発行するタイミング

源泉徴収票を発行するタイミングは、大きく分けて3つあります。

年次タスクとして処理するのはもちろんのこと、従業員からの要望があった場合には都度適切に発行しましょう。

年末調整をする時

既存の従業員に対しては、年末調整をする時に併せて源泉徴収票を発行する義務があります。

当該年度の翌1月31日までに交付すること、と所得税法に定めがありますので、どんなに遅くともそこまでには従業員の手元に届くようにしましょう。

多くの企業では年末最終給与と同時に発行していますが、冬季賞与の支給日が年末と被っている場合はそれと同時に渡しても問題ありません。

従業員が退社した時

従業員が退職した場合、1ヶ月以内に源泉徴収票を発行する必要があります。

退職者に源泉徴収票を渡さなければいけない理由は、大きくわけて2つあります。

1つ目の理由は、転職先の企業に提出する必要があるからです。

転職先で年末調整をしてもらう場合、前職の課税額を確認しながら処理しなければならないため、前職の源泉徴収票が欠かせません。

その期限に間に合わなかった場合、退職者本人が自分で確定申告を行わなければならず、大きな手間をかけてしまいクレームになる可能性もありますので、早めに発行しましょう。

2つ目の理由は、自身で確定申告をするために使いたいからです。

退職後すぐ新しい企業に入社しなかったり、フリーランスや個人事業主として仕事を始めたりした場合、自分で確定申告をする必要があります。

その際にも、当該年の収入を示す源泉徴収票欠かせません。

どちらにしても、離職票などの退職書類と併せて郵送するのがベストです。

従業員が源泉徴収票を再発行してほしい時

場合によっては、従業員から源泉徴収票の再発行依頼がくる可能性があります。

紛失、破損、棄損によって手元から失くしてしまった場合、なるべく早めに再発行してあげましょう。

総務畑ベテラン社員からの一言

源泉徴収票がなぜ必要なのか理解を深めておくことは、業務の優先度を考えたり段取りを立てたりする際に役立ちます。

発行タイミングについては基礎知識として必ず抑えておきましょう。

源泉徴収票を郵送する時の注意点

源泉徴収票を郵送する時の注意点

次に、源泉徴収票を郵送する時の注意点を解説します。

原則1週間以内に送る

発行の要望があってから、原則1週間以内に送りましょう。

退職の手続きが完了していない場合は別ですが、再発行の依頼があった場合は早めの行動が重要です。

追跡可能な郵送方法で送る

源泉徴収票は、その人の収入が分かる非常に重要な書類です。

住所等の個人情報も記載されていますので、確実に手元に届くよう、追跡可能な郵送方法で送りましょう。

郵送先の住所を毎回確認する

郵送先の住所は、面倒でも毎回確認します。

会社に届け出を忘れたまま転居していたり、退職と同時に実家に帰っていたりするケースもありますので、宛所不明で戻ってきてしまうリスクが高まります。

万が一にも誤配送がないよう配慮するのが鉄則です。

中身が透けない封筒で送る

中身が透けないような封筒を用意したり、送付状の中に包むように梱包したり、開けずとも内容が分かってしまわないように配慮する必要があります。

収入額については特に人へ知られたくないと思う人も多いですから、十分気を付けましょう。

必ず送付状をつける

封筒の中に源泉徴収票1枚だけ入れて発送するのは、マナー違反です。

必ず送付状をつけ、どんな書類を何枚送ったのか分かるようにしましょう。

発送不備がないことの証明にもなる上、どんな意図があって送られてきた書類なのか等、受取人側にも分かるように記載するのがポイントです。

総務畑ベテラン社員からの一言

源泉徴収票は、個人情報が記載されている重要書類だと心得ることが大切です。

誤配送や他の人に内容が知られてしまうことのないよう、配慮しましょう。

源泉徴収票を郵送する時に最適な方法

源泉徴収票を郵送する時に最適な方法

では実際に、源泉徴収票を郵送する時に最適な方法についていくつかご紹介致します。

簡易書留

万が一の事故時に10万円の範囲で賠償してくれる郵送方法です。

通常の郵送料金に435円追加することによって差し出せます。

追跡番号が与えられますので、必要料金分の切手を貼付した上で郵便窓口にて差出の手続きを行いましょう。

以降+10円ごとに5,000円の賠償額を追加できますので、併せて送る書類に応じて変動させていきます。

一般書留

万が一の事故時に10万円の範囲で賠償してくれる郵送方法です。

通常の郵送料金に435円追加することによって差し出せます。

追跡番号が与えられますので、必要料金分の切手を貼付した上で郵便窓口にて差出の手続きを行いましょう。

以降+21円ごとに50,000円の賠償額を追加できます。

簡易書留も一般書留も必要な料金は変わりませんが、大きな賠償額を付与しやすいのが一般書留です。

源泉徴収票を発送する場合はそこまで大きな賠償額をつける必要がないため、簡易書留で十分です。

特定記録

発送から到着までの記録のみ160円で行ってくれる郵送方法です。

事故が起きた際の賠償は行われませんが、先方の郵便ポストに投函されるため利便性が高いのが特徴です。

会社が確実に源泉徴収票を発送していることを証明したい場合や、郵便事故なく無事に配達が完了したことを証明したい時に便利です。

「まだ源泉徴収票が届いていない」「本当に送ってくれましたか?」という問い合わせへの対策を打ちたい場合にも便利です。

レターパック

日本郵便が指定する520円の赤い専用封筒に封入することで差し出せる郵送方法です。

発送から到着までの記録のみを行う他、手渡しでサインを求める方法なので、確実に先方へ届けられたことが分かります。

差出はポスト投函にて完了しますので、郵便窓口に出向かなくていいというメリットもあります。

離職票や健康保険被保険者資格喪失証明書など、退職にまつわる書類と同時に源泉徴収票を発送する際は、レターパックを使用するのがおススメです。

レターパックライト

日本郵便が指定する370円の青い専用封筒に封入することで差し出せる郵送方法です。

発送から到着までの記録のみを行い、受取人の自宅ポストへ投函されます。

レターパック同様、差出もポスト投函にて完了しますので、郵便窓口に出向かなくていいというメリットがあります。

レターパック、レターパックライト共に、郵便窓口もしくはローソンで購入できます。

総務畑ベテラン社員からの一言

源泉徴収票を郵送する際は、追跡できる方法にて送りましょう。

万が一先方に届いていない時にも詳細が分かりやすいため、大きなトラブルになることを避けられます。

多くは簡易書留で発送されますが、場合に応じて一般書留や特定記録、レターパック(レターパックライト)の利用も検討しましょう。

まとめ

決まった時期に源泉徴収票が届かないと、従業員や退職者は不安に思うものです。

「まだ届かない」「いつ送ってくれましたか」という問い合わせが殺到すれば対応する人員が割かれてしまい、他の業務を圧迫してしまうリスクも出てきますので、迅速かつ確実な郵送を行いましょう。

その際には、個人情報の記載された重要書類であることと、紛失や事故のリスクを低くできるよう追跡のある郵送方法を選ぶことに配慮するのがポイントです。

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