返信用封筒を使ってやり取りをする時、どんなポイントに気を付ければいいか、ビジネスマナー面で失礼をしていないか迷うことが多いものです。
自分が返信用封筒を使う時はもちろん、取引先や顧客に対し返信用封筒を利用してほしい時も、どんなものを用意するべきか分からなくなることもあるのではないでしょうか。
今回は、返信用封筒にまつわるビジネスマナーを広く解説します。
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返信用封筒とは
返信用封筒とは、書類を送付した相手からの返送を求める時に使用する封筒のことを指します。
自社都合で必要な書類を送ってもらいたい時、取引先や顧客に封筒代や郵便料金を負担させないために用意するものなので、返送を依頼する側が封筒を用意するのが一般的です。
また、返送先の宛名をあらかじめ記載しておくことができますので、部署や担当者を指定して返送してほしい時や、郵便仕分けを楽にしたい時にも役立ちます。
返信用封筒は、取引先や顧客に書類返送を求める際に必ず用意するのがマナーです。
封筒代や郵便料金は一見微々たるものではありますが、先方に負担させないためにも細かい配慮を行い、気持ちのよい取引をするよう心掛けましょう。
返信用封筒を使って返送する時のマナー
では実際に、取引先からいただいた返信用封筒を使って自社が書類の返送を行う時のマナーについて解説致します。
宛先の敬称を修正する
返信用封筒の宛先には、「行」「宛」などの文字が記されています。
書類送付元である企業側が自分をへりくだって記載している文言ですので、こちらが送り返す場合は敬称を修正する必要があります。
「行」「宛」を二重線で修正し、「御中」「様」など適切な敬称に修正しましょう。
稀に、敬称がつかないまま「株式会社○○(企業名)」「○○部○○課（部署名）」「担当○○（人名）」などで終了しているケースもあります。
その場合はシンプルに「御中」「様」を付け加えるだけで問題ありません。
「御中」を使うケース
宛先に「御中」を使うのは、企業宛、部署宛に発送する時です。
「株式会社○○(企業名)」「○○部○○課（部署名）」などで宛先が終わっている場合は、その後に「御中」を加えましょう。
「御中」とは、「○○の皆様」という意味合いがありますので、個人宛ではなく企業や部署宛に発送する時にのみ使用します。
「様」を使うケース
宛先に「様」を使うのは、個人宛や担当者宛に発送する時です。
「担当○○（人名）」などで宛先が終わっている場合は、その後に「様」をつけましょう。
なかには、「○○株式会社○○部○○課」という宛名の横に、印鑑等で担当者の名前が押されている場合があります。
その際は、印鑑の横に小さく「様」をつけるのがよいでしょう。
必要に応じて先方の担当者名を記載する
普段やり取りしている担当者がはっきりしていて、誰宛に発送すればいいか明確な時には、自社で担当者名を記入しても問題ありません。
宛先がより細かく指定されている方と郵便仕分けが格段に楽になりますし、間違いなく担当者宛に届けられるでしょう。
ただし、1～2回やり取りしただけの担当者であったり、たまたま電話やメールで対応してくれただけで担当者として紹介されていない人であったりした場合は、無理に担当者名を記載しないのがよさそうです。
送り主も忘れずに記入する
返信用封筒の裏面に、送り主を記入します。
通常の郵便物同様、自社名や住所、部署、担当者名を書いておきましょう。
ゴム印やスタンプを利用しても問題ありません。
内容に応じて締めマークを入れる
封入する書類に応じて、封筒に締めマークを入れます。
〆、締、封、緘、寿、賀など複数ありますので、シーンに応じて使い分けましょう。
返信用封筒を利用させていただく上で必ず抑えておきたいのは、宛先の敬称修正と送り主の記入です。
「行」「宛」のまま発送してしまうと相手を呼び捨てにしたような扱いとなり大変な失礼に当たりますので、返送する書類の中身が用意できる前の段階で、忘れないうちに修正してしまうのがよいでしょう。
返信用封筒を使って返送してほしい時のマナー
反対に、自社で用意した返信用封筒を取引先や顧客に使ってもらい書類を返送してほしい時のマナーについて解説します。
返送を求める書類を発送するなら、返信用封筒は必須！
自社都合で先方に返送を依頼する場合、相手の手間を少しでも減らすという意味でも、返信用封筒の同封は欠かせません。
封筒代や郵便料金の負担をかけないようにという配慮や心遣いの表れでもありますので、相手との関係性に関わらず同封しましょう。
また、返信用封筒が同封されていることで「何かしらの書類を返さなければいけないんだ」と先方の担当者に理解してもらいやすくなります。
急いでいる時や確実な返信を求める時にも役立つでしょう。
宛名に「行」か「宛」をつけておく
宛名には必ず「行」か「宛」をつけて発送します。
企業名や部署名宛に送ってほしい時は「行」、担当者や個人宛に送ってほしい時は「宛」をつけるのが一般的ですが、どちらも「行」で統一しても問題ありません。
切手貼付もしくは料金受取人払の手続きをしておく
返信用封筒には、必ず十分な金額の切手を貼付しておきましょう。
返送を求める書類のサイズや枚数に応じて郵便物の重量を予測した上で、用意した返信用封筒のサイズに合わせて郵便料金を計算します。
先方が丁寧にクリアファイルに入れて発送してくれた場合や、別の書類も同封した場合、重量オーバーで料金不足になってしまう可能性があります。
返信用封筒であれば自社に届けた上で郵便局から別途自社宛の請求がされるのが一般的ではありますが、先方に差し戻ってしまうリスクのことも考えた上で、ある程度余裕をもった金額の切手を用意しましょう。
または、事前に料金受取人払の手続きをしておくのもおススメです。
郵便局による事前承認や手数料が必要ではありますが、毎月大量の返信用封筒を使用する企業にとっては、手間を大きく削減できる便利なシステムです。
送り主は記載しないでおく
送り主は記載せず、空欄のまま発送します。
返送を求める取引先もしくは顧客の名前を書いておくのが理想のように思われますが、先方の都合で差し出し元の住所が変わったり担当者が変更になったりする可能性もありますので、送り主をどう表記するかの判断は先方に委ねた方がよいでしょう。
返信用封筒を使ってもらいたい時は、何よりも先方の手間を煩わせないこと、金銭的な負担を強いないことを重要視します。
少しの心遣いがその後の関係性を良好にしてくれますので、基本的なマナーを抑えた上で返送依頼を出しましょう。
返信用封筒に簡易書留をつけたい場合
返信用封筒に簡易書留などの郵送オプションをつけることも可能です。
ここでは、郵送オプションをつける際の方法や注意点について解説致します。
追加分の切手を貼付する
まずは、追加分の切手を貼付しましょう。
簡易書留は有料の郵送オプションなので、その分の料金支払いが必要になります。
もし手元にぴったりの額の切手がない場合、郵便窓口で差し出す際に簡易書留をつけてほしい旨を伝え、その場で差分を支払うこともできます。
簡易書留の料金はいくら？
簡易書留は、基本の郵送料金に320円追加することで差し出せます。
損害要償額は5万円までと定められていますが、万が一の郵便事故やトラブルの際には補償を適用できます。
料金受取人払封筒であれば慎重に
料金受取人払封筒を利用して先方に書類返送を行う場合、簡易書留オプションの追加は慎重に行いましょう。
その返信用封筒に関わる郵便料金の全てを先方が負担してくれているため、当然簡易書留の料金も先方負担となります。
簡易書留で発送することに対し双方で合意が取れている場合は問題ありませんが、勝手にオプションを付けてしまった場合「不要な経費をかけられた」「料金負担が増えた」と思われてしまう可能性があります。
「簡易書留」とスタンプ押印もしくは手書きをする
封筒には、「簡易書留」と添え書きを行います。
専用の赤いスタンプか、赤ボールペンで手書きをするのがよいでしょう。
宛先の下（縦書き封筒の場合は左）部分に、分かりやすく記載するのがポイントです。
必ず郵便窓口で差し出す
簡易書留は追跡番号が発行されますので、必ず郵便窓口で差し出します。
郵便ポストに投函して差し出してしまった場合、せっかく追跡サービスをつけているにも関わらずサービスが利用できなくなってしまいますので、注意しておきましょう。
必要に応じて、先方に追跡番号をお知らせする
簡易書留オプションの追加に双方合意が取れている場合、先方にも追跡番号をお知らせしておきましょう。
いつ書類が届くかをお互い管理できますので、差し出しミス、受け取りミスを減らせます。
返信用封筒にも、簡易書留を始めとした郵送オプションを付与できます。
先方と確認の上、重要書類を送る場合などシーンに合わせて選択していきましょう。
まとめ
返信用封筒は、返信を依頼する側にとっても返信する側にとってもメリットが多いことが分かりました。
送付時のマナーに気を付けた上で、必要に応じて郵送オプションをつけたり料金受取人払封筒の導入を検討したりしながら対応していきましょう。
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