重要書類のオススメ郵送方法とは?3種類の方法を紹介!

重要書類の写真 封筒

秘密保持契約書や業務委託書など通常業務の中でも重要書類を最も”安全に”そして”安価”で郵送する方法はご存じでしょうか?
上司から「これは非常に重要な書類だから、いつまでに先方に郵送しておいて」と言われた際にはついつい焦ってしまうことも。
そこで今回は、重要書類を紛失することなく、確実に届けるために必要な郵送方法と、自分で出来る対策についてご紹介致します。

郵送で送る場合

封筒を郵送する写真

郵便局から発送する場合、普通郵便以外にも対面配達や追跡・補償があるサービスがあるのはご存じでしょうか?

具体的なサービス名のご紹介から、その特徴やメリットまで一挙にご説明いたします。

普通郵便

普通郵便とは、郵便窓口や郵便ポストへ投函する際に、オプションを付与していない郵便のことです。

追跡保証等のサービスは付与されていませんが、最も安価に書類を届けることが出来ます。

A4用紙5枚程度を三つ折りにして長形3号の封筒で郵送した場合、94円で先方へ送り届けることが出来ます。

(※定形内郵便且つ50g以内であるため、郵送料金は94円

確実に本人宛に郵送したい場合や、途中紛失に対する補償を付けたい場合には、以下で説明するサービスを利用していきましょう。

書留

書留とは、郵便物の郵便局での引き受けから、配達までの送達過程をデータで記録し、万が一、郵便物等が壊れたり届かなかった場合に、申請した損害要償額の範囲内で、賠償して貰える郵便物のことを指します。

郵便物の中でも特に厳密に取り扱われるサービスであり、重要書類やチケット、現金などを送るときに使われます。

書留は郵便物を出した郵便局の場所と時間を記録することになるため、ポスト投函やコンビニでは利用できません。

郵便物を封筒に入れ、郵便局の窓口で「書留・特定記録郵便物等差出票」を受領し、依頼主の住所、名前、届け先名を記入・入金することで郵送できます。

一般書留も簡易書留も専用封筒がないので、市販の封筒を使いましょう。

配達速度は普通郵便と同じであるため、より早く届けたい場合には、速達オプションを付ける必要があります。

速達料金:郵便物(手紙・はがき)
250gまで +290円(基本料金に加算)
1kgまで +390円(基本料金に加算)
4kgまで +660円(基本料金に加算)

書留には「現金書留」「一般書留」「簡易書留」の3種類がありますので、それぞれのサービス内容に違いを見ていきましょう。

一般書留

一般書留は通常の郵便料金+430円で、引受局、通過局、配達までの追跡記録と郵便事故(紛失・破損・汚損など)が発生した際に10万円の補償額が付与されたサービスです。

補償額は21円追加するごとに、5万円の上乗せ補償が可能で、最大500万円まで補償額をあげることが出来ます。(※郵便料金+2,488円で可能に)

また、土日祝日でも対面手渡しによる配達が可能であるため、連休などを気にせずに配達することが出来ることも魅力の一つ。

一般書留であれば、配達した事実を証明する「配達証明」というサービスをつけることもできます。

これは、郵便局が差出人に対して、受取人へ確かに郵便物が配達されたことを証明する「郵便物等配達証明書」を送付するサービスで、一般書留に必要な料金に310円(税込)追加で利用できます。

但し、郵便物等の実際の受取人が誰であるかを証明するものではないのでご注意ください。

高額な有価証券や商品券などを郵送する際には、送るものの金額によって補償金額を増額出来るため、一般書留を利用するとよいでしょう。

簡易書留

簡易書留は、通常の郵便料金+310円で、引受局から配達の追跡記録と郵便事故(紛失・破損・汚損など)が発生した際に5万円の補償額が付与されたサービスです。

簡易書留は一般書留の簡易版であり、その違いは「通過局の記録がない」ことと「補償額が限定的である」ことです。

重要な書類(例えば、契約書の控えやチケット等)ではあるが、有価証券や商品券等でない場合には、簡易書留を利用するとよいでしょう。

通過局の記録がない
【一般書留による記録】
・荷物を出した郵便局 / 出した時間
・荷物が到着した郵便局 / 着いた時間
・どの郵便局を経由したか
【簡易書留による記録】
・荷物を出した郵便局 / 出した時間
・荷物が到着した郵便局 / 着いた時間

郵便事故が発生した際に、細かくチェックしたい場合は、一般書留を利用することをオススメします。

補償額が限定的である
【一般書留による補償】
・基本補償額:10万円
・+21円で5万円の追加補償を設定可能
・最大500万円まで補償可能
【簡易書留による補償】
・基本補償額:5万円
・補償額の増額なし
高額な有価証券や商品券を郵送する場合には、保険として一般書留を利用した方がよい場合も。
但し、料金が高額になる可能性があるため、ご自身の郵送物の価値で判断していきましょう。

レターパック

レターパックとは、専用の封筒を購入して、その封筒に入る大きさのものを郵送することができるサービスです。

書留と大きく異なるところは以下の2点です。

【書留との相違点】
・郵便ポストから投函可能
・ポストに入らない場合のみ手渡し配達
・郵便事故による補償なし
レターパックは簡易書留同様に引受局と配達の追跡記録があり、土日祝日でも配達可能です。
郵便局が近くになく、簡易書留相当の書類を送付したい場合には、ポスト投函のみで配達可能なレターパックを検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ:郵送

特徴 追加料金
一般書留 ・対面手渡しによる配達
・引受局、通過局、配達までの追跡記録
・10万円までの補償(上限500万円)
・土日祝日でも配達
+430円
簡易書留 ・対面手渡しによる配達
・引受局と配達の追跡記録
・5万円までの補償
・土日祝日でも配達
+310円
レターパック ・ポストに投函可(入らなければ手渡し)
・引受局と配達の追跡記録
・補償なし
・土日祝日でも配達
+510円

郵送で送る場合の特徴を上記の通りまとめましたので、ご参考にしてください。

宅配便で送る場合

宅配便向けの荷物がたくさんある写真

複数枚の重要書類を一括で相手先に届けるためには、郵送ではなく宅配便の利用も検討するとよいでしょう。

宅配便にも郵送同様に書類を送ることが可能なサービスもあるものの、「信書」の取り扱いを定めた郵便法に抵触しないよう注意と理解が必要です。
信書とは「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と郵便法で定められているもので、郵便局または許可された業者のみが信書の配達を許可されています。

 その他の業者が取り扱うと最悪の場合、法律違反となることも…

佐川急便の「飛脚特定信書便」

「信書」に該当する文書を送ることができる佐川急便のサービスです。

対面手渡しによる翌日配達が可能であり、郵便事故への補償額も30万円と高額ですが、1,000~2,000円と郵送料金も高額です。

※詳しい輸送料金は佐川急便のサイトにて確認しましょう。

【佐川急便】飛脚特定信書便・飛脚特定信書ジャストタイム便|料金表
飛脚特定信書便・飛脚特定信書ジャストタイム便の輸送料金を調べたい方のために、便利な料金一覧をご用意しましたので、ご利用ください。

また、専用の事前登録が必要で、一般の送り状などでは利用できない点は注意が必要であるため、どうしても翌日に配達したい重要書類がある場合などに利用を検討されるとよいかと思います。

別の記事で詳しい内容をまとめておりますので、是非ご参考ください。

郵便以外でも送れる!佐川急便で信書を送る方法
事務所などで信書を送る際は郵便局で出しているという方がほとんどではないでしょうか。じつは佐川急便でも信書を送ることができることをご存じでしょうか。本記事では佐川急便の「飛脚特定信書便」について詳しくご説明いたします。

【注意】ヤマト運輸は信書取り扱いなし

佐川急便と対をなすヤマト運輸では、信書における問題点である「信書の定義がわかりにくい」ということを理由に、信書を送ることができた「クロネコメール便」を廃止しました。(~2015年3月31日)

その為、現在ヤマト運輸には、「信書」扱いになる書類を配達できるサービスがないということをしっかりと理解しておきましょう。

重要書類を送る際にやるべきこと

女性が首をかしげている写真

重要書類の郵送方法を理解して頂いたと思いますので、正しいマナーについても触れていきたいと思います。

社外の方へ送る文書なので、マナー違反にならないように注意していきましょう。

送付状を添付する

契約書などの重要書類を発送する際には、「どのような書類を、何枚送付するのか」という内容を記した送付状を別紙で添付するのが一般的です。

送付状に記載する情報は、相手とのやりとりに齟齬を生まないようにするために重要な役割を果たします。

発送の日付や挨拶、相手に送ったのが何の契約書なのか、何部同封されているのかといった内容に加え、署名や押印、印紙の貼付けなど相手に依頼したい事項、返送先住所や返送期限なども忘れずに伝えるようにしましょう。

【送付状記載項目例】
・送付年月日
・送付先の企業名と担当者の氏名
・書類の名称
・書類の枚数(部数)
・簡単なご挨拶
・返答期日(返答の必要がある場合)
・送付元(自分)の企業名と氏名

クリアファイルに入れる

契約書が雨などで水濡れしてしまわないよう、対策としてクリアファイルに書類を入れておくと、契約書の折り曲げ防止にもなり非常に好まれます。

節約のためにクリアファイルを社内で使い回していることがあるかもしれませんが、社外に送付する際は新品を使用するのがマナーです。

まとめ

CHECKの文字が描かれた写真

「高額な有価証券などを送付する際には、一般書留を使う」といったように、ご自身の用途に合わせて郵送と宅配便を使い分けていきましょう。

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