1年に1度実施される健康診断の結果を郵送する際の注意点やマナー、最適な封筒についてご存じでしょうか？
封筒は様々なサイズや価格帯があるため、しっかりと理解した上で使用するとそれだけで経費削減にもつながります。
そこで今回の記事では、健康診断書を郵送するために必要な封筒について、そのサイズや選ぶポイントご紹介していきます。
長形３号と角形２号のビジネス封筒について、詳しく知りたい方は封筒印刷製作所にまで相談ください。
健康診断書に合う封筒とは？
健康診断結果は一般的にA4サイズで作成されており、用紙を折らずに入れる場合には、角形2号封筒が最適です。
また用紙を3つ折りにすれば長形3号封筒でも使用することが出来ますので、結果通知書を渡すタイプにより使い分けるようにしましょう。
封筒コストについては、「角形2号＞長形3号」なので、コスト最優先であれば、長形3号を使うと良いでしょう。
郵送する場合：長形3号
郵送する際には、「封筒代金＋郵送代金」となるため、長形3号封筒使うと安く郵送することが出来ます。
| 角形2号 | 長形3号 | |
| 封筒代金 | 10円～ | 8円～ |
| 郵送代金 | 120円 | 94円 |
| 合計 | 約130円 | 約100円 |
封筒サイズを変えることで、合計金額として約30円変わってくるため、郵送する場合には、経費削減の観点からも、長形3号を利用するのがベストと言えるでしょう。
手渡しの場合：角形2号
結果通知書を社内で手渡しする場合には、A4用紙をそのまま入れることの出来る角形2号を利用するのがオススメです。
健康診断結果通知書は、住宅購入時や保険新規加入の際に必要になる場合があるため、可能であれば折らずに渡すようにしましょう。
角形2号封筒を利用すると、クリアファイルに挟み入れることが出来るので、よりきれいな状態で渡すことが出来ます。
健康診断書用の封筒を選ぶ時のポイント
健康診断通知用の封筒を選ぶ際のポイントは、「中身が透けることなく、未開封のまま、宛先に確実に届くこと」です。
その際に必要なことは、以下の3点に注目することです。
（2）紙の厚さ
（3）テープの有無
（2）紙の厚さ
健康診断通知書は、個人の健康状態を記載している個人情報になるため、中身が透けてしまうと問題になる場合があります。
中身が透けてしまう最大の要因は、封筒における「紙の種類」と「紙の厚さ」であり、透視防止の観点からも、以下の点に注意しましょう。
白色封筒やカラー封筒でも、100g/m以上にすることで透けにくくすることも出来ますが、85g/m以上のクラフト紙封筒であれば、まず透けることがないです。
（3）テープの有無
先程記載の通り、選ぶポイントは「中身が透けることなく、未開封のまま、宛先に確実に届くこと」です。
未開封のまま相手に届けるためには、粘着部分が確実に付いていることが必要で、テープ付き封筒を使うことで、粘着性が担保されているため、安全です。
テープ付き封筒は一般販売しているので、それを使うと効率的ですので、検討してみてはいかがでしょうか。
Tips：より透けないために二重封筒を使うと良し
診断結果通知書をより安全に届けるために、「二重封筒」を利用するという手段もあります。
ただ、通常封筒と比較すると、コストが高いので、一般的な健康診断書であれば、角形2号封筒か長形3号封筒で十分です。
透視防止の対策としては、前後に余分な白紙を入れるとよいです。
健康診断書を郵送する際の注意点
ここまで最適な封筒について見てきましたが、マナーや注意点についてもしっかりと見ていきましょう。
（1）健康診断結果通知書は信書に該当する
健康診断書結果通知書は、信書に該当し、郵便法に違反すると、最大で3年以下の懲役又は300万円以下の罰金刑を科せられてしまう可能性があります。
「信書」とは、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」のことを指します（郵便法第4条第2項及び民間事業者による信書の送達に関する法律第2条第1）。
郵便法では発送できる方法も規定しておりますので、信書が扱える以下配送サービスを利用しましょう。
信書郵便の際には、確実に相手の手元に届ける必要があるため、「書留サービス」を付けるようにしましょう。
書留サービスには、「一般書留」と「簡易書留」の2タイプありますが、その違いは賠償額と追跡機能のみなので、診断結果送付時は簡易書留で十分です。
（2）親展と診断書在中の文字を記載する
診断結果通知書を郵送する際には、封筒表面に「親展」と「診断書在中」の文字を赤字で記載するようにしましょう。
親展：個人情報や受取人以外に開封されたくない文書などを送るときに封筒などに記載するもの
在中：封筒を開けて確認しなくてもどんな書類が入っているかがわかり、受取人である先方に対して「重要書類である」というイメージを与えるもの
封筒表面に上記2つを織り込むことで、事務の方が受取人より前に開封してしまうリスクや、受取人が開封を後回しにしてしまうリスクを最小限にすることが出来ます。
健康診断結果通知書用封筒には会社用封筒を使うと便利
結果通知書など中身が透けてほしくない書類を送付する場合には、会社名やロゴが入った”会社用封筒”を使うと便利です。
100円均一ショップやコンビニなどでも封筒は販売されていますが、紙の厚さまで書いてないことが多く、想定よりも透けてしまって使えないなどのリスクがあります。
会社用封筒は一括して、封筒印刷会社に発注すると、在庫切れの際に注文すればよいので、在庫管理が非常に簡単になります。
会社用封筒は簡単4ステップでオーダー出来る
会社用封筒を封筒印刷製作所で注文する場合には、簡単4ステップで完了します。
事前に注文金額例も表示されますので、予算に合わせた枚数でオーダーすることも可能です。
STEP1：封筒の用紙を選ぶ（クラフト紙）
このステップでは、封筒の用紙を選ぶことが出来ますので、クラフト紙を選ぶとよいでしょう。
STEP2：封筒の仕様を選ぶ
ここでは、「紙の色」「紙の厚さ」「シール・のり加工」「郵便番号欄」を選ぶことが出来ます。
厚さについては、以下のようにすると中身が透けないのでオススメです。
また、+3円/枚でテープを付けることが可能で、貼付工数を削減するためにもつけておくことをお勧めします。
STEP3：印刷と注文内容を選ぶ
事前に封筒のデータをお持ちの場合には、より簡単に作成することが可能です。
文字入れはもちろんですが、ロゴデータを入れることやカラー印刷することも可能なので、幅広く対応することが出来ます。
STEP4：納期と数量を選択して次へ進む
1回あたりの発注枚数が増えれば、1枚当たりのコストが安くなります。
市販封筒は約10円/枚程度なので、300枚以上まとめて注文すると市販封筒よりも安価に購入することが可能。
住所記載の工数やのり付け工数が削減されることも加味すると、経費削減効果は大きいものになります。
まとめ
いかがでしたか？
健康診断結果通知書を郵送する場合には、会社用封筒を使うと便利ですので、是非検討してみてはいかがでしょうか。
見積もり依頼やご相談を承っておりますので、是非お気軽にご連絡ください。
健康診断書に合うサイズの角形２号と長形３号について、
詳細を確認されたい方は、封筒印刷製作所までお気軽に相談ください。
