ご連絡は慎重に。不採用通知で押さえておきたいポイント3つ

封筒

企業や店舗などでは、定期的に従業員の確保のために求人を行なっていると思います。そんな求人で避けて通れないのが不採用通知ではないでしょうか。

たくさん応募していただけるのはありがたいけれどその分たくさんの不採用が出てしまう。人事担当の方にとっては、応募してくださった方のお気持ちを考えると心苦しい業務なのではないでしょうか。

相手の心情を考えた丁寧な返信ほど、事務的な対応はできず業務の負担も大きくなるかと思います。

そこで今回は、不採用通知の送り方について、押さえておきたいポイントをご紹介します。ポイントを押さえて対応すれば、きっとどんな状況でもスムーズな返信ができるはずです。

不採用通知のお知らせを丁寧にかつテキパキとこなしたい方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

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不採用通知とは?

企業や組織が入社試験を受けたものに対して選考結果の不採用を伝えるものです。

連絡の際は必ず末尾に「今後、ますますのご活躍をお祈りします」などで締められているものが多く、お祈りメールとも呼ばれています。

また、採用を見送るという意味でお見送り連絡とも呼ばれています。

【ポイント1】 伝え方

伝え方

連絡の期間は選考後1週間以内が理想

求人応募者は不採用であれば次の応募先に応募しなければなりません。結果を遅らせることは応募者の次のステップの妨げともなりますので、結果をすみやかに本人に伝えましょう。

書類選考の場合、応募締め切りがあれば締め切りから1週間以内には不採用通知を出したいところです。

伝え方の手段は3つ

「メール」「郵送」「電話」の3つが一般的です。

不採用通知は基本メール連絡でいいとされています。

しかし、書類や作品集などを応募者から預かっている場合は、不採用通知とそれらを一緒に郵送します。

履歴書の原本は返却することが原則ですので必ず郵送します。

急ぎの場合は電話連絡をしますが、トラブル防止のためにメールでも連絡し文書で残しましょう。

履歴書の原本を返却するのはなぜ?

不採用通知を封筒に入れて送る場合は、送られてきた履歴書の原本も応募者に返却することが原則です。履歴書には詳細な個人情報が載っています。

履歴書がリクルート活動以外に使われたり、個人情報が流出してしまう可能性も考えられるため、応募者の安全と企業の信頼性を守るためにも推奨されています。

また、現時点では不採用でも、別の採用者が辞退し、今後その方を採用することになるかもしれません。そういった時のために、履歴書のコピーを取っておく場合には応募者にその旨をきちんと伝えましょう。

その際に、今後の採用予定などを明記しておくと応募者の安心感につながります。

郵送時の封筒の書き方

郵送の場合は、プライバシー保護のため封筒に「親展」と書きます。間違っても不採用結果の通知など結果の内容が分かることを書かないようにします。

また、相手のプライバシーに関わる内容であるため、中の書類が絶対に見えてはいけません。中が透けない封筒を選ぶほか、書類を白紙の紙で包み、その上で封筒に入れるなど配慮して送りましょう。

封書の宛名書きには、丁寧さが大切です。住所や宛名は省略せず、マンション名まで正しく書きます。差出人欄には、自身の部署名を記載するようにします。

【ポイント2】謝意を込める

謝意を込める

不採用通知ではまず相手の気持ちを考慮することが大切です。

相手が職を求める応募者であったとしても、あくまで“人”であり、一個人ということを留意して、丁寧で誠意のこもった不採用通知となるよう心がけることが大切です。

不採用通知で応募者が気になる点として不採用理由が挙げられます。ß

年齢や学歴などもともとの採用基準に満たない状態で応募している場合は本人も理解するところですが、採用基準をクリアして応募したにも関わらず不採用になった場合、理由が分からず落ち込んでしまうことも。

ギリギリのラインで不合格になったとしても心のダメージは同じでしょう。

個人的な感情では不採用理由を述べたい気持ちですが、企業としては不採用の理由を具体的に指摘することはせず、応募の感謝や誠意を軸に、社内で慎重に検討した結果という旨を丁寧に添えることが大切です。

メールや郵送、電話でもこのスタンスは同じです。

電話での不採用通知はとくに、応募者から不採用の理由について質問がくるかと思います。この場合も、具体的な説明は避けるようにします。

人材紹介を通しての場合

人材派遣会社など、採用まで一貫してサポートしてくれる企業があります。そういった企業を通して応募があった場合は、不採用通知は人材紹介の担当カウンセラーにすることになりますので、不採用の理由を詳しく伝えます

人材紹介会社は、企業から届く採用基準をもとに、登録者から候補者を見つけ出し、紹介するのが仕事です。

不採用の理由を伝えることで、採用基準の確認と推薦するレベルの見直しを行えるため、双方にとってメリットがあります。

【ポイント3】応募者とのつながりを大切にする

タレントプールは、才能を意味する「タレント」と、蓄えることを意味する「プール」を組み合わせた言葉で、一度コンタクトがあった応募者とのつながりを薄く残していくという考え方です。

採用活動の中では、条件が合わずに最終段階で不採用となった応募者や、内定を辞退されてしまったりと、うまくいきかけていたのにマッチングしないケースがあります。

一度は縁のなかった人材でも、その後状況が変われば採用に至る人材となる場合もあります。

そのようなタイミングに改めてお声掛けができるよう採用の可能性がある応募者とコンタクトを取り続けることも、人材獲得には有効な手段のひとつです。

求職者にもメリットが!

タレントプールは求職者側にも大きなメリットがあります。

例えば、現在の仕事を続けながら転職する前に企業とコンタクトをとることで転職のタイミングを調整することができます。

さらに、企業が求めているスキルなどをあらかじめ知ることができることから、企業が採用活動を始めるころには、その会社が求めている人材であることを十分にアピールできます。

まとめ

応募者への不採用通知は、心苦しいばかりでなく相手の心情を考えた丁寧な対応が必要です。つまり、人事担当者にとっては非常に労力のいる仕事でした。

「伝え方」「謝意」「つながり」。

この3つのポイントを踏まえて送れば、少なくとも心の負担は軽くなるのではないでしょうか。

これまで不採用となった応募者は、何のメリットもなく時間や機会など、失うものしかありませんでした。

しかし、タレントプールの考え方ならば、今後採用の可能性があるというメリットを受け取ることができます。

不採用通知は落ち込むだけのものではない、そんな考え方が今後広がっていくといいですね。

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