紙の契約書を郵送する方法には明確な決まりがあります。
番号追跡ができるという理由で宅配便やメール便で送ったことがある方もいるかもしれませんが、これは実は郵便法違反です。
また、契約書は重要な文書なので、郵送の際に気をつけるべきマナーも多数あります。
正しい方法で郵送して、手違いやミスが無いようにしましょう。
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契約書を郵送する前に知っておきたい基本的な知識
契約書は「信書」に該当する書類
契約書郵送に関する最も基本的なルールは、契約書が「信書」であるという点です。
信書は法律上「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、または事実を通知する文書」と定義されています。
これだけでは何が信書にあたるのか判断するのが難しそうですが、総務省のガイドラインでは大きく以下のように定められています。
・書状
・請求書の類
・会議招集通知の類
・許可書の類
・証明書の類
・ダイレクトメール
契約書は上記のうち「請求書の類」に分類されています。
ほかにもビジネス上でよく発生する書類としては納品書や見積書、依頼書なども信書です。
信書の定義ははっきりしているようですが、例えばダイレクトメールには信書に該当する場合としない場合がありややこしい面もあります。
ガイドラインにはより細かに規程が記載されているので、まず簡単に「契約書は信書に該当する」と覚えておき、契約書以外の文書が信書かどうか迷った場合に随時参照するのがおすすめです。
法律上、契約書を送れるサービスは基本的に日本郵便のみ
信書に該当する文書を送付できる業者は、日本郵便または国が指定した特定の事業者のみと法律で定められています。
つまり、基本的には郵便局でしか契約書を送ることはできないのです。
宅配便やメール便などを利用した場合は郵便法第4条に違反します。
罰則内容は、なんと3年以下の懲役か300万円以下の罰金と厳しいものです。
送り主が信書のルールを知らず違反だとは思っていなかった場合でも、受取人の告発などによって罰せられる可能性があります。
「知らなかった」で罪に問われないよう、個人はもとより会社としても注意が必要です。
契約書類はどんな方法で郵送するのが一般的？
特定記録または簡易書留での送付がおすすめ
契約書が何かの不備で相手に届かなかったり、受け取りが遅れたりするとクレームにつながります。
特定記録や簡易書留で郵送して、配達記録を残すようにしましょう。
また、全国料金一律のレターパックも信書に対応しており、通常の郵便物に比べて早めに届きます。
郵便受けに投函されるレターパックライトと直接受け渡しが行われるレターパックプラスがあるので、プラスのほうがより安全です。
うっかり防止！信書を送れないサービスも覚えておこう
郵便局が提供しているサービスでも、「ゆうパック」「ゆうメール」「ゆうパケット」「クリックポスト」で信書を送付することはできません。※
※2023年5月現在
郵便局ならどんな送り方でも信書を送れるというわけではありませんから、うっかり利用しないようにしましょう。
急いでいるときはバイク便なども使える
当日中にどうしても郵送しなければならないなど急ぎの場合は、国が指定した特定信書便事業者のバイク便などを利用する手もあります。
料金は郵便に比べてかなり割高になってしまいますが、直接集荷に来てくれて即日配達してくれますから、万が一のときは頼りになります。
近くの業者が信書の送付に対応しているか、あらかじめ調べてすぐに連絡できるようにしておくと安心です。
郵送前にチェックしておきたい3つの契約書送付マナー
送付状を付けるのを忘れずに
送付状に記載する情報は、相手とのやりとりに齟齬を生まないようにするために重要な役割を果たします。
発送の日付や挨拶、相手に送ったのが何の契約書なのか、何部同封されているのかといった内容に加え、署名や押印、印紙の貼付けなど相手に依頼したい事項、返送先住所や返送期限なども忘れずに伝えましょう。
念ために返送してほしい書類の内容も記載しておくとより親切です。
返信用封筒の住所と宛名は要確認
契約書は相手からの書類返送が必要なので、返信用封筒も同封しましょう。
宛名と住所はあらかじめ記載しておきます。社名や氏名の後には「様」ではなく「行」や「宛」と書くのが一般的で、相手側が「御中」や「様」に書き換えます。
差出人の記載は不要です。切手の貼付けもしておくと相手の手間がなく親切です。
万が一返信用封筒の住所を間違えると契約書が正しく返送されませんから、送付前の確認は怠らないようにしましょう。
封筒の種類に特別な規定はありませんが、重要書類である契約書の内容が第三者に見られないよう、
必ず透けない封筒を選んでください。
契約書への押印の順番に注意
金銭の受け渡しが発生する契約の場合は、金銭を受け取る側が先に押印するのが原則です。
例えば自社がお金を支払う側で契約書を相手に送付する場合は、送付時に自分たちは押印しません。
契約書を送付後、相手に先に押印してもらった上で返送してもらい、自社で押印の後、再度相手へ郵送することになります。
二度手間になるのでやりとりが煩雑ですが、トラブル回避のために順番は遵守するのが無難でしょう。
金銭の受け渡しが無い契約なら、契約書を作成した側が先に押印して送付しても問題ありません。
やっておくと安心！契約書送付時のちょっとした配慮
水濡れ対策としてクリアファイルに書類を入れる
契約書が雨などで水濡れしてしまわないよう、対策としてクリアファイルに書類を入れておくと安心です。契約書の折り曲げ防止にもなります。
節約のためにクリアファイルを社内で使い回していることがあるかもしれませんが、社外に送付する際は新品を使用するのが礼儀です。
契約書の見本例を入れて記入ミスや捺印漏れを防止
万が一契約書に記入や押印の漏れがあると、再度郵送しなければなりません。
特に契約書に記入すべき項目が多い場合などは、記入見本例も入れてミスが無いようにしましょう。
記載や押印のミスをしたとき用に予備の契約書類を同封
記入項目が多い契約書の場合は記載ミスをしたり押印を忘れてしまうことも考えられます。
記入見本とあわせて予備の契約書類を同梱しておくという手もあるので、必要に応じて対応しましょう。
到着時間に配慮して郵送を依頼しよう
発送した翌日が祝日だったり、相手の都合で受け取れない日があるといった場合は、配達日指定をして送りましょう。
特に簡易書留の場合は郵便受けの投函ではなく相手が直接郵便物を受け取ることになるので、事前に配達日を伝えておけばすれ違いを防ぐこともできます。
ただし、レターパックの場合は配達指定ができないので注意してください。
まとめ
契約書は会社同士、あるいは会社と個人を結ぶ重要な書類です。
信書という特性上、郵送に関する規程がありますから、違法にならないよう十分注意しましょう。
また、郵送に関するトラブルを防ぐためには、特定記録や簡易書留、またはレターパックなど追跡サービスが付与された方法で送るのが一般的です。
そのほかにも細かなビジネス上のマナーがあり何かと気を使う書類ではありますが、取引先と新たな仕事を始める場合などは、マナーを守ることが相手先の信頼を得る第一歩にもつながります。
不備やミスが無いよう、しっかり準備をしてから送付するようにしましょう。
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