棚卸しはなぜ必要?理解を深めて現場のモチベーションをアップさせよう

封筒

決算業務のひとつに棚卸しがありますが、多くの企業では総務課などが棚卸しの業務を担っているのではないでしょうか。

ただでさえ忙しい繁忙期に、人手も時間もかかる棚卸しは通常業務を圧迫しかねないため、面倒だな・・・と感じる方も多いかと思います。

その理由は、棚卸しの重要性についていまいち掴めていないことにあるかもしれません。

そこで本記事では、棚卸しについて
目的などの基礎知識や作業を効率的に行うためのポイントをご紹介したいと思います。

棚卸しについてのおさらい

棚卸しとは、「棚から商品を卸して数を調査する」という言葉からきており、
決算日における現物の在庫数を確認して資産の価値を計算する仕事のことをいいます。

「材料の数量を調査して資産を評価する」という意味があるため、数量を調査するだけでなく、品質を確認し、その価格を査定する作業も含まれています。

棚卸しの目的と必要性

棚卸しの目的と必要性

棚卸しの目的は、在庫を確認し売上原価や資産の価値を算出することです。
現物を確認するため、在庫数が帳簿上の数字と一致することで決算数字の正確性を証明することができます。
また、在庫数と帳簿の差異があった場合はそれを追求することで不正を発見することができます。

棚卸しの目的と必要性を具体的に挙げると次のようになります。

利益確認を正確にする

商品在庫を抱えている事業所では、棚卸しで在庫を確認することにより、売上に対する原価を正しく計算することができます。

企業はどのような成果を出して利益を得たかを表示する必要があり、この利益を確定させるために必要になるのが棚卸しなのです。

在庫の数を一致させる

棚卸しには、帳簿上の在庫と実在庫数の差異を確認する目的もあります。在庫管理は、ソフトウェア等を使っていても人の手で入力するため、どうしても入力ミスや入力漏れなどが生じます。そういった差異を棚卸しで発見し、帳簿と数を合わせ修正します。

在庫把握や品質管理

棚卸しをすることで、仕入れたものを使用しないまま保管している「滞留在庫」や「不良在庫」など、在庫の状況を把握することができます。
また、在庫の破損等がないかなど品質状態を同時に確認することもできます。

棚卸しの最終目的は「決算書」の作成

期末後に企業は1年間の収支や支出を計算した決算書を作成しなければなりません。その際に、会社の資産や負債をまとめた資料や税金などの計算のために、この棚卸しが必要不可欠なのです。

棚卸しの対象となるもの

棚卸しで数える在庫は「棚卸資産」と言い、様々な種類があります。
主な棚卸資産の種類は次のようになっていますので、ひとつずつ見ていきましょう。

商品

販売業で「加工をしなくてもそのままの状態で販売できるもの」として仕入れたもの

製品

製造業が自社で製造をしたもので「完成して売れる状態のもの」

貯蔵品

事務用の消耗品・消耗工具、燃料などの内でまだ使っていないもの

オフィスではこの棚卸しが一般的

オフィスの事務所などでは、備品や消耗品の棚卸しをすることが多いため、この貯蔵品の棚卸しをすることが多いでしょう。

原材料

商品を作るために仕入れた原料や材料のこと

仕掛品

製品になる前の製造途中のもの

覚えておきたい基礎知識

棚卸しといえば、実際の現場で在庫の数を数えるイメージが強いですが、じつは2つの方法があります。

在庫の数を数えるものが「実地棚卸し」と呼び、仕入れた商品の数から売れた商品の数を差し引き、残数で在庫を確認する「帳簿棚卸し」の2種類があります。

正しい決算書を作成するためにはこの2つを併用して実施することが求められます。

実地棚卸し

企業が保有している在庫を目で見て現物を確かめたうえで、その数量をカウントしていく方法です。
実施時期は、期末日が多いですが、利益管理や在庫管理のために期末日以外にも実施することがあります。

メリット

  • 実際に目で確認するため、より正確な数量を把握できる
  • 経年劣化による不良在庫を確認できる

デメリット

  • 作業する人数と時間が増える
  • カウント漏れなど人為的ミスが起きる可能性がある

帳簿棚卸し

在庫の出し入れのたびに在庫管理表に記入していく方法です。
商品等の受払の都度帳簿に記録していくため、いつでも現在の在庫数を把握することができます。

メリット

  • 日々帳簿作成することで現在の在庫数を管理・把握できる
  • 少人数で行うことができる

デメリット

  • 伝票処理を誤ることで起きる人為的ミスにより、在庫数に誤差が生じる恐れがある

棚卸しの作業ポイント

棚卸しの作業ポイント

棚卸しを正確かつ効率よく行うには、ポイントを押さえて実行することが大切です。
実施する上で覚えておきたい作業ポイント3つをご紹介いたします。

預け在庫を忘れずに!

預け在庫とは、社内にある在庫ではなく、外部の倉庫であったり取引先の倉庫に置いてある在庫のことを言います。うっかり忘れがちですが、棚卸しの預かり証などで数を確認しておきましょう。

仕掛品は進捗具合で判断を!

仕掛品を簡単に言うと、完成前の作りかけの製品のことを言います。作りかけであっても在庫としてカウントしますが、どの程度作られているかでその在庫の価値が変わってきますので、実施日に仕掛品の状態を把握してカウントしましょう。

品質状態もチェックする!

実地棚卸しの場合は、在庫をカウントしながら品質や製品の状態を確認します。破損や故障などがないかしっかり確認しましょう。

棚卸しの注意点

棚卸し表の管理

棚卸しの結果を記載した「棚卸表」は、最低でも7年間の保存が義務付けられています。
平成30年4月1日以降の欠損金の生じた事業年度は、10年間の保存が義務付けられているため注意しましょう。

在庫数が合わない場合

在庫を実際に現場で確認した数と、帳簿上の在庫数は一致していなくてはなりません。しかし、記入漏れや紛失、破損など様々な理由で差異が生じることは珍しくありません。

在庫数の差異は、大きく3つの理由に分類することができます。
次の3つの理由を確認して、在庫が合わない原因を明確にしましょう。

考えられる理由1:記録や入力ミス

在庫情報の入力ミスや、入力漏れ、処理の遅れなどが考えられます。

考えられる理由2:書類の遅延

納品書や返品伝票などがまだ届いていないことが考えられます。

考えられる理由3:破損や紛失

在庫が壊れていたり、紛失していることが考えられます。

在庫が合わない場合の処理方法

実際に存在している在庫を変更することは不可能なため、帳簿の方を修正します。
また、実際の在庫と帳簿上の在庫数が少しでも近づくように「棚卸誤差率」の指標をもとに誤差を少なく調整することも必要です。

まとめ

棚卸しは、単に在庫状況を把握するだけのものではなく、企業の資産管理に欠かせないものです。さらに、在庫を正確に管理することで無駄な仕入れを減らすことができ、結果コストダウンにもつながります。

棚卸しの必要性がきちんと理解できていれば、作業する現場の士気も上がるかと思います。
今一度、棚卸しについて理解を深めてみてはいかがでしょうか。

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