社内図書館を導入=業務効率化!?効果的に導入するために必要なことは?

社内図書館の写真 封筒

突然ですが、業務効率化を推進する上で、社内図書館を導入するという手段があることはご存じでしょうか?

「ただ本をおいているだけではないか!」

「コストだけ上がって、効率化なんてできるの?」

と思われる方もいらっしゃると思いますので、今回は社内図書のメリットと導入までに必要な考え方やステップを一挙にご紹介していきます。

社内図書館って何?

図書館の写真

社内図書館とは、社内にある本棚の書籍を社員が自由にレンタルすることができる制度のことです。

書籍を会社として購入する場合もあれば、社員の読み終わった本を寄贈してもらうなど、書籍の拡充方法は様々です。

社内図書館を導入している企業の中には、自己啓発本や資格勉強用書籍の他に、新聞などの刊行物、新書やマンガ本なども取り揃えている会社もあると言われています。

社内図書館を導入するメリット

メリットとデメリットの写真

社内図書館を導入するメリットは、以下の4点です。

(1)社員のモチベーション向上を図ることが出来る
(2)知識の集約と共通理解の拡大が図れる
(3)他部署コミュニケーションの創出が出来る
(4)アウトプットの習慣が身に着けることが出来る

(1)社員のモチベーション向上を図ることが出来る

社内図書館を導入することで、業務中にON-OFFを切り替えることが出来るため、仕事へのモチベーションを下げることなく働けます。

休憩時間にマンガ本なども読むことが出来る場合が多く、「休憩まではしっかりと働こう」といった感情を引き出しやすいと考えられます。

また、先輩社員にとって有意義だった書籍やアンケート等を用いて社員の読みたいビジネス関連書籍を購入して設置することで、「自己研鑽の為の場」としての利用もできます

社内図書を設置する際には、社員がどのようにしたら利用・活用してくれるかなども考慮しておくとよいでしょう。

 

(2)知識の集約と共通理解の拡大が図れる

社内図書館を導入する最大のメリットは、「知識の集約と共通理解の拡大が図れること」です。

新入社員や転職してきた社員にとって、”その企業の常識”を理解することに非常に多くの時間を有してしまうことは言うまでもありません。

その中で、「絶対に読んでおくべき書籍」などを用意しておくことで、社内で飛び交う言葉への理解度を高めることが出来ます

また、各社員が購読して参考になった書籍を寄贈もしくは会社で購入することで、その社員の考え方の前提となる知識を会社全体で共有することが出来るのです。

プロジェクト型の業務の場合、同じ前提知識を有していることは業務を効率的に進める最善手になるため、社内図書館導入のメリットを享受しやすいと言えるでしょう。

(3)他部署コミュニケーションの創出が出来る

本部や部署をまたいだ社内図書を導入するメリットは、他部署とのコミュニケーションを創出できることです。

貸し出し履歴を公開や部署オススメ書籍リストの作成などを導入することで、他部署の社員が読んでいる書籍への興味を引き出したり、オススメ書籍の紹介などから新たなコミュニケーションを生み出したりのきっかけを創出することが出来ます。

ある企業では、営業とIT部門共通の社内図書を設置した結果、営業部のExcel能力が飛躍的に向上して、事務作業の時間が大幅に減少したとのことです。

独学では難しい新しい分野の開拓を、意外な形でかなえることが出来る制度・仕組みだと言えるでしょう。

(4)アウトプットの習慣が身に着けることが出来る

書籍を読む頻度が増えると、アウトプットを実施する機会が増え、自然とアウトプットの回数が増えてきます。

自己啓発本や資格勉強の本であれば、すぐに実践に写すことも出来るため、非常に効果的だと言えるでしょう。

また、個人差はあるものの、資格受検補助などがない場合は、社内図書などで勉強の機会を創出することで、アウトプットの習慣だけでなく、(1)のモチベーションアップにも繋がります。

 

導入している企業の成功事例

成功事例の文字

実際に社内図書館を導入して業務効率化を推進できた企業の例をご紹介していきます。

【共通言語ができるため互いの理解が早い】

社内図書館を導入して、約1か月で業務上での共通言語が出来た為、お互いの理解を早くすることが出来た

【社員のモチベーション向上の一助に】

自分の業務に直接的に関係する書籍だけでなく、関連する知識も幅広く身に着けることが出来るので、ものづくりの根幹にかかわる知識を身に着けることが出来た。

非常に価値のある環境を創出することが出来た。

【社員同士がポップを作り、コミュニケーションの場に】

空きスペースに2冊の書籍を置いた仮説図書館から始めたが、多くの社員が書籍を持ち寄ったことで、各方面の知識を幅広く学べる社内図書館が設置できた。

今では社員同士がオススメだと思った書籍のポップを自作して、新しいコミュニケーションが生まれ、社内が明るくなった

社内図書館の導入までの流れ

導入方法とは?

上記の通り、社内図書館を導入するメリットは数多くあります。

ですが、どのように社内図書館を設置すればよいのか、またどのような仕組みにすれば活用される図書館になるのか、解説してきたいと思います。

社内図書館の設置は、以下の流れで行われます。

(1)要件定義:どのような図書館にしたいか?
(2)仕様設計:運用方法はどうするか?

(1)要件定義:どのような図書館にしたいか?

まず、どのような図書館にしたいかという方向性を決定します。

方向性を策定する際には、以下のことを意識して決めるとよいです。

・Must要件

Must要件とは、図書館に必ず盛り込みたい要件のことです。

例えば、

・貸出の状況が把握できるように管理したい
・すでに社内にある設備は有効利用したい
などの要件を事前に決めておくことで、実際に図書館の運営を開始した際の問題点を事前に最小化することが出来ます。

・Want要件

Want要件とは、Must要件を満たした上で、予算や工期などに余力があれば盛り込みたい要件になります。

例えば、

・人の流れや利用シーンまでを設計して、来た人がテンション上がるような図書館をつくりたい
・入り口から目に入る場所に図書館を設置することで、認知を最大化したい
などが挙げられます。
Want要件を沢山挙げておくことで、運営者のモチベーションを保ったり、今後の追加予算がどれだけ必要なのかを明確にすることが出来ます。

(2)仕様設計:運用方法はどうするか?

要件定義が終わったら、次はあげられた要件からどのような図書館をつくるのかを決めていきます。

具体的には、以下のようなことを議論するとよいでしょう。

・場所:どこに設置するのか
・備品:何をどれだけ使うのか(本棚や椅子など)
・運用方法:紙媒体か電子媒体か

事前に運用方法などを決めておくことで、図書館を盛り上げていく際の戦略立案を立てやすくなるため、オススメです。

まとめ

鉛筆の写真

いかがでしたでしょうか?

実は社内図書館を設置すると、社内の共通言語が生まれたり、モチベーション維持が出来たりとメリットが多くあります

始めから100冊以上も書籍を用意しなくても10冊程度から始めてみてはいかがでしょうか?

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