退職者に源泉徴収票を郵送する時はどんなポイントに注意する?

退職者に源泉徴収票を郵送する時はどんなポイントに注意する? 封筒

退職者に送る書類の1つに、源泉徴収票があります。

源泉徴収票を送る際は、退職してから送付までの期間や、送る方法など、注意すべきポイントを意識していきましょう。

今回は、退職者に源泉徴収票を郵送する際の注意点について詳しく解説します。

退職者には必ず源泉徴収票を郵送しよう

退職者には必ず源泉徴収票を郵送しよう

まず、退職者には必ず源泉徴収票を郵送しなければいけません。

所得税法第226条第1項において交付の義務が定められていますので、退職者本人から発行の依頼がなくとも、会社が自発的に送ります。

これに違反してしまった場合、1年以下の懲役または20万円以下の罰金が課されるリスクがありますので、退職者管理をする上で忘れてはいけない項目です。

総務畑ベテラン社員からの一言

退職者への源泉徴収票発行は、会社の義務として位置づけられています。

「依頼されなかったから」「短期間しか働いていないから」など会社の一方的な判断で発行を遅らせた場合、違反扱いになる可能性もありますので、早めの対応を行いましょう。

退職者に源泉徴収票を郵送する際の注意点

退職者に源泉徴収票を郵送する際の注意点

では実際に、退職者に源泉徴収票を郵送する際の注意点について解説します。

退職日から1ヶ月以内に交付する

退職者への源泉徴収票郵送は、遅くとも1ヶ月以内に届くよう手続きします。

所得税法第226条第1項にて「年の中途において退職した居住者については、その退職の日以後1月以内に、1通を税務署長に提出し、他の1通を給与等の支払を受ける者に交付しなければならない」と定められていますので、期限管理を十分に行いましょう。

内容にミスがないか確認する

送付前に、内容にミスがないか確認しましょう。

金額はもちろん、氏名、フリガナ、住所など基本的な項目に違いがないかもチェックします。

在職中の結婚や離婚で名字が変わった場合や、退職と同時に住民票住所を変更した場合は、なるべく現在の情報に合わせて作成します。

送付先の住所を確認する

送付先の住所を改めて確認しておきましょう。

退職と同時に引っ越したり実家に帰ったりする人は意外と多く、会社に届け出ている住所に送っても宛所不明で戻ってきてしまう可能性があります。

源泉徴収票は収入などの個人情報が記載された重要書類ですので、誤配送がないよう慎重に対応しましょう。

他に退職書類を一緒に発送できないか確認する

源泉徴収票の送付を行うのはもちろんのこと、退職時には他にも発行しなければならない書類が多くあります。

郵便料金の削減や管理の手間を減らすことを考え、同時に準備できたものがあれば同封しましょう。

離職票

離職票とは、その会社を退職したことの証明として使用できる他、過去の収入額を参照できる大切な書類です。

失業保険を受給したり転職先に提出したりするため急ぎの発行を希望する退職者が多く、企業も退職から10日以内に交付する義務があります。

雇用保険被保険者資資格喪失確認通知書

退職に伴って雇用保険の資格を喪失したことを示す証明書です。

離職票を発行する上で必ず雇用保険喪失の手続きも併せて行う必要がありますので、ほとんどの場合は同時に手続き可能です。

雇用保険被保険者証

入社に伴って雇用保険に加入する際ハローワークから交付された雇用保険被保険者証も、退職と同時に返還する義務があります。

加入日と雇用保険番号を知らせる大切な書類なので、退職まで大切に保管しておきましょう。

健康保険厚生年金資格喪失証明書

退職に伴って健康保険と厚生年金の資格を喪失したことを示す証明書です。

転職先で新しく健康保険に加入する際や、自分で国民健康保険に加入する際に必ず必要なので、早めの交付を意識します。

健康保険の任意継続を希望する場合は特に早めの準備が欠かせませんので、退職者の希望に合わせましょう。

年金手帳

入社に伴って年金手帳を預かっている場合、併せて返還しましょう。

万が一紛失した場合は、会社の印鑑を添えて再発行の手続きをしなければならず、実際に年金手帳が届くまで1~2ヶ月程度かかりますので、リスク回避のためにも早めに対応するのがよいでしょう。

退職証明書

自社を退職したことを示す証明書です。

決まったフォーマットはありませんので、氏名、生年月日、住所、入社日、退職日、退職理由などの項目を満たした上、適切な書式にて発行しましょう。

その他返却物

その他、退職者から預かっている物品があれば速やかに返却します。

重要書類や私物に関しては特に大きなトラブルになりやすいため、準備できたものから順々に送ってもよいでしょう。

追跡可能な方法で送る

退職者に源泉徴収票を郵送する際は、追跡可能な方法で送ることをおススメします。

ここでは、源泉徴収票の郵送に敵した5つの方法をご紹介します。

簡易書留

万が一の事故時に10万円の範囲で賠償してくれる郵送方法です。

通常の郵送料金に435円追加することによって差し出せます。

追跡番号が与えられますので、必要料金分の切手を貼付した上で郵便窓口にて差出の手続きを行いましょう。

以降+10円ごとに5,000円の賠償額を追加できますので、併せて送る書類に応じて変動させていきます。

一般書留

万が一の事故時に10万円の範囲で賠償してくれる郵送方法です。

通常の郵送料金に435円追加することによって差し出せます。

追跡番号が与えられますので、必要料金分の切手を貼付した上で郵便窓口にて差出の手続きを行いましょう。

以降+21円ごとに50,000円の賠償額を追加できます。

簡易書留も一般書留も必要な料金は変わりませんが、大きな賠償額を付与しやすいのが一般書留です。

源泉徴収票を発送する場合はそこまで大きな賠償額をつける必要がないため、簡易書留で十分です。

特定記録

発送から到着までの記録のみ160円で行ってくれる郵送方法です。

事故が起きた際の賠償は行われませんが、先方の郵便ポストに投函されるため利便性が高いのが特徴です。

会社が確実に源泉徴収票を発送していることを証明したい場合や、郵便事故なく無事に配達が完了したことを証明したい時に便利です。

「まだ源泉徴収票が届いていない」「本当に送ってくれましたか?」という問い合わせへの対策を打ちたい場合にも便利です。

レターパック

日本郵便が指定する520円の赤い専用封筒に封入することで差し出せる郵送方法です。

発送から到着までの記録のみを行う他、手渡しでサインを求める方法なので、確実に先方へ届けられたことが分かります。

差出はポスト投函にて完了しますので、郵便窓口に出向かなくていいというメリットもあります。

離職票や健康保険被保険者資格喪失証明書など、退職にまつわる書類と同時に源泉徴収票を発送する際は、レターパックを使用するのがおススメです。

レターパックライト

日本郵便が指定する370円の青い専用封筒に封入することで差し出せる郵送方法です。

発送から到着までの記録のみを行い、受取人の自宅ポストへ投函されます。

レターパック同様、差出もポスト投函にて完了しますので、郵便窓口に出向かなくていいというメリットがあります。

レターパック、レターパックライト共に、郵便窓口もしくはローソンで購入できます。

メールに添付して送る時はパスワード設定が必須

メールに源泉徴収票を添付して送る際は、必ずファイルにパスワード設定をしておきましょう。

パスワードは別送し、他に人に開けられないようにします。

パスワード生成はPDFファイルから直接行える他、専用のセキュリティソフトも使えます。

添え書きを行う

源泉徴収票を郵送する際は、必ず封筒に添え書きを行います。

ここでは、源泉徴収票を郵送する際にどんな添え書きをすればいいか、具体例をご紹介します。

源泉徴収票在中

源泉徴収票のみを郵送する場合は、「源泉徴収票在中」と記すのが分かりやすいです。

何の書類が入っているかが一目で分かるため、受取人にとっても助かります。

重要書類在中

源泉徴収票在中と明記したくない場合は、「重要書類在中」に代えられます。

寮やシェアハウスで暮らしている人など、自宅ポストの中身が複数の人の目に晒される可能性がある場合に重宝します。

退職書類在中

離職票や雇用保険被保険者資資格喪失確認通知書などの退職書類を併せて送る場合、「退職書類在中」と記すのがよいでしょう。

同封する書類1つずつ添え書きを行うと封筒が見づらくなってしまうため、一言で完結に書くのが理想です。

総務畑ベテラン社員からの一言

退職者に源泉徴収票を送る際は、期限や内容に気を付ける他、郵送方法にも配慮する必要があります。

個人情報を多く扱う書類ですので、スピードよりも丁寧さを重視して処理しましょう。

まとめ

源泉徴収票の郵送はもちろん、従業員の退職手続きは丁寧かつ確実に処理していくのが原則です。

これまで働いてくれたことへのお礼の気持ちを込めて行いましょう。

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