封筒に締めマークを用いた方がいいのはどんなシーンか、事務歴が長い人であっても詳しく分かる人は少ないものです。
特に重要書類を送る際やパソコン入力ではない手紙を発送する際など、締めマークが必要なのか、どんな締めマークを使うべきなのか迷うこともあるのではないでしょうか。
今回は、封筒の締めマークはどんなシーンで必要なのか、書き方やマークの種類、使用する意義まで幅広く解説致します。
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封筒に締めマークを書く理由
まずは、封筒に締めマークを書く理由について確認しましょう。
しっかり封を締めていることを伝えるため
封筒に締めマークを書く理由の1つに、しっかり封を締めたことを伝えるため、というものがあります。
のりやテープで封をしていたとしても、書類の入れ忘れがないかを担当者本人が確認し、封を閉じたことのアピールにもなりますので、大切な書類やミスなく送りたい書類である程、締めマークを欠かさず行いましょう。
開封していないことを示すため
封筒の中身を他の人に見られていないこと、未開封であることを示すために締めマークを書く場合もあります。
一度開封した封筒の場合、ハサミを使わず綺麗に開けたとしても多少のりづけ部分にズレが生じますので、締めマークにもズレが発生します。
反対に締めマークがなかった場合、開封の事実に気づきづらくなってしまいますので、担当者本人に開けてほしい書類や、親展扱いで差し出す書類にはなるべく締めマークをつけておきましょう。
大切な書類であることを示すため
しっかり封を閉じたこと、開封していないことを締めマークにて示すことで、封筒の中身が大切な書類であることを伝えられます。
受取人が全ての書類に目を通したり、早めに開封してチェックしてくれたりする可能性が高まりますので、重要な書類や回答を要する書類、具体的な期限を定めた上で返信がほしい書類には締めマークを施す方がよさそうです。
お金関係の書類
お金関係の書類を発送する際も、締めマークを書きましょう。
請求書、領収書など受取人による処理が必要なものであれば尚更です。
詳細や金額を確認し、入れ忘れない状態で封をしたと示せます。
再発行できない書類
社判や実印を押した書類原本や、領収書など再発行できないもの、しづらいものを送る際も締めマークをつけます。
封筒表面に「重要書類在中」と添え書きを行った上で差し出せば、受け取る側の意識を引き上げられます。
契約に関する書類
売買契約書、雇用契約書、約款など契約に関する書類の場合も同様に締めマークを記入します。
ビジネス上の取引を行う上での証明となる書類でもありますので、簡易書留や特定記録など追跡可能な郵送オプションをつけて差し出しましょう。
個人情報に関する書類
求職者に返送する履歴書や職務経歴書、源泉徴収票、離職票、保険証、健康診断結果など、個人情報に関わる重大な書類にも締めマークを書いておくのが理想です。
封筒の宛名と書類内容が一致しているか必ず再チェックをした上で封をしましょう。
案内状や招待状
案内状や招待状など、特定の日付・場所・時間に集合を依頼するような書類の場合も、締めマークをしておきます。
丁寧な印象を与えられますので、パーティーや祝賀会への参加をお声がけする時にも有効です。
担当者以外に開封してほしくないため
特定の担当者に宛てた書類であり、かつ重要なもの、急ぎのものである場合は締めマークを記入します。
つい間違って他の人が開封しそうになった時も、締めマークがあれば一瞬手を止めて確認してくれる可能性が高まります。
締めマークを記入する意義を知っておけば、どんな書類に締めマークを施すべきか、どんなシーンに適しているかが自然と分かります。
全ての郵便物に対して行う必要はありませんので、重要なものや急ぎのものを優先して行いましょう。
封筒に締めマークを書く方法
では実際に、封筒に締めマークを書く方法についてお伝えします。
締めマークの種類
締めマークにはいくつかの種類があります。
ビジネスシーンで使えるものと、使えないものを確認していきましょう。
「〆」
一般的な締めマークです。
最も使用頻度が高く、どんなタイプの書類にも使用できる使い勝手のいいものです。
「締」
「〆」を丁寧にした締めマークです。
簡略化せず書きたい場合や、相手が明らかに目上の立場にある場合、お願い事をするような書類を発送する場合には、「〆」よりも「締」を使用するのがよいでしょう。
「緘」
フォーマルな文章を差し出す時に使用する締めマークです。
公官庁から差し出される書類や、大学など教育機関から発行された卒業証明書など、重要かつ厳封とされている書類に用いられます。
一般企業同士のやり取りにおける登場頻度は少な目ですが、病院から発行された健康診断結果や、市区町村から発行された住民税決定通知書を従業員宛に発送する際に便利です。
「寿」
慶事などおめでたいシーンに使われる締めマークです。
先方の祝い事に対する気持ちを表現したい時に便利です。
「賀」
「寿」同様、おめでたいシーンに使われる締めマークです。
祝い事はもちろん、年賀関係の書類を発送する際にも役立ちます。
【NG例】「×」
締めマークを書く上でよく見られるミスとして、「×」マークを使ってしまうことが挙げられます。
「×」は「〆」の簡略版だと思っている人も少なくありませんが、「締める」という意味合いのない記号なのでNGです。
【NG例】「女性特有の締めマーク」
「蕾」「莟」など、女性のみが使える締めマークも存在します。
手紙をまだ明けていないことを蕾に例えた情緒ある締めマークではありますが、ビジネスシーンには適しません。
使用するならプライベートの場にのみ留め、男女や年齢に応じて対応が変わることのないビジネスの場においては、男女問わず使えるオーソドックスな締めマークを使用するのがスマートです。
締めマークを書く場所
締めマークを書く場所は、封筒の継ぎ目にかかる位置です。
のり付けをした後、蓋となる部分と封筒本体の部分に重なるように記入していきましょう。
蓋と封筒を横断して綺麗に重なるはずの締めマークにズレが生じることにより、万が一郵便配達中に開いてしまった場合や別の担当者の手によって開封されてしまった場合も気が付きやすくなります。
のり？テープ？封をする方法
締めマークを書く上では、封をする方法についても気を配る必要があります。
具体的に解説致します。
液体のり
封筒ののり付けに一番適しているのは、液体のりです。
しっかり乾かせば簡単に剥がれてしまうことがなく、万が一のトラブルで担当者以外に開封されてしまった場合であっても分かりやすいのが特徴です。
スティックのり
スティックのりを使用する場合は、粘着力の高いものを選びましょう。
安い商品だとすぐに剥がれてくる可能性がありますので、１度試してから使用するのがおすすめです。
両面テープ
両面テープを使用するのもよいでしょう。
なかにはワンタッチで封入できるよう、封筒に最初から両面テープがついている商品もあります。
液体のりを使用することによる封筒の波打ちを防ぎたい場合にも向いています。
【NG例】セロハンテープ
透明なセロハンテープで封をするのは避けましょう。
あくまでも仮止めとして使用する意味合いが高いテープであるため、雑な印象を与えてしまいます。
また、乾燥や水濡れに弱く、剥がれてしまうリスクもあります。
【NG例】ガムテープや養生テープ
ガムテープや養生テープの使用も避けましょう。
粘着力が高いという利点がありますが、繊細な扱いが必要な書類には向きません。
段ボールなど大型の荷物を発送する時にのみ使用するのがベストです。
印鑑を締めマークとして使用するケース
印鑑を締めマークとして使用することにより、毎回手書きで記入する手間を省くのもよいでしょう。
「封」「緘」などある程度かしこまった締めマークの印鑑を用意しておけば、オールマイティに使用できます。
自分の印鑑を締めマークとして使用することもできますが、個人的なやり取りとしての意味合いが強まりますので、会社同士の付き合いとしてオフィス宛の発送をする際には向きません。
一言で締めマークと言っても、封入する書類や相手との関係性次第で複数の使い分けを行います。
使用するマークはもちろん、記入する位置や封の仕方にも気を配り、失礼のないよう送りましょう。
まとめ
重要な書類にはきちんと締めマークをつけて発送することによって、受け取る側の意識を自然と向けられます。
書類の内容、シーンに合わせて適切な封筒と締めマークを選べば、取引をスムーズに進められそうですね。
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