ビジネスの場においてメール便が使われるケースは多く、手軽に送れて且つ記録が残る手段として知られています。
しかし、メール便の特徴が詳しく分からないという人も多いのではないでしょうか。
今回は、メール便を使用するメリットやデメリット、各社で取り扱っているメール便の特徴など、幅広く解説致します。
メール便とは
メール便とは、宅配便の配送網システムを利用して小型かつ軽量の荷物を運ぶ輸送サービスです。
郵便を取り扱う「日本郵便」以外にも、ヤマト運輸、佐川急便にてメール便サービスが提供されています。
メール便を使うメリット
まずは、ビジネスシーンにおいてメール便を使用するメリットを確認していきましょう。
追跡機能がある
荷物の引き受けから配達の完了までを追跡してくれる機能があります。
いつどこで荷物が出されたか、今荷物がどこにあるのか、いつ荷物が届いたのかを全て記録してくれるため、郵便事故や紛失のリスクがありません。
ポスト投函される
普通郵便と同様にポスト投函による配達が行われるため、先方が事務所に不在であった場合や休業日であった場合でも問題なく届けることができます。
サインも必要としないため受け取りの際に手間がかからず、不在であっても再配達の申し込みをする必要がないというのも、大きなメリットです。
重量がある郵便物に向いている
カタログやパンフレットなど重量のある郵便物に向いているのも特徴です。
不特定多数に対して一気に発送するダイレクトメールや、登録会員へのカタログ送付、会報や広報誌などの発送に向いています。
普通郵便では重さに応じて細かく料金が決められており、計測や料金計算に手間がかかりますので、業務を省力化したい場合に利用するのもおススメです。
メール便の最大のメリットは、追跡があるという点にあります。
ダイレクトメールやカタログなどの送付にも向いていますので、定期的にこのようなものを発送する企業であれば、メール便の導入を検討してみましょう。
メール便を使うデメリット
反対に、ビジネスシーンにおいてメール便を使用するデメリットを確認していきましょう。
信書の送付ができない
メール便はあくまでも宅配便の一種であるため、信書の送付ができません。
信書とは、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と郵便法及び信書便法によって規定されています。
つまり、納品書、領収書、請求書、見積書、申込書、契約書など、取引先とやり取りする社外秘情報は一切送れないと認識しておくのがよいでしょう。
その他、確定申告書、給与支払報告書など公的機関に提出する書類や、免許証や表彰状などを中心とした許可書の類、印鑑証明書や登記簿謄本など各種証明書、ダイレクトメールについても同様に信書扱いとなります。
宅配便で信書を送ってしまった場合は違法行為とみなされ、3年以下の懲役もしくは300万円以下の罰金が課されることがありますので、十分な注意が必要です。
ただし、後述の通り日本郵便が取り扱うレターパックに関してのみ、信書の発送が可能です。
紛失や破損の際に補償がない
万が一配達途中で紛失してしまったり、破損や水濡れが発生してしまったりしても、メール便には補償制度がありません。
重要な書類や補償をつけておきたい荷物の場合は、日本郵便が提供している書留サービスや、各社宅配便を使用した方がよいでしょう。
配達日や時間を指定できない
ポストに投函されるものであるため、配達の日付や時間を指定することはできません。
急ぎの荷物の場合は速達やバイク便を、配達日を指定したい荷物の場合は宅配便を使用しましょう。
再配達制度がない
こちらも同様にポストに投函されるものであるため、再配達は受け付けていません。
荷物番号を参照した上で今どこに荷物があるのかを調べることはできますが、差出人や受取人の要望に合わせての配達はしておりませんので、注意しておきましょう。
メール便を使用する際に特に注意しておきたいのは、送る荷物が信書に当たらないか、という点です。
信書をメール便で発送してしまった場合、無事に先方に届いたとしても「法律を知らない」「リスクマネジメントがなっていない」という印象を与えてしまいかねず、取引をする上で不利になってしまう可能性も出てきますので、事前によく確認しておくことが大切です。
メール便の種類を扱っているサービス
では実際に、メール便サービスを提供している会社やサービス名について確認していきましょう。
日本郵便
まずは、日本郵便によるサービスを確認していきます。
レターパックライト
日本全国一律370円の料金で配送されます。
縦34cm×横25cm×厚さ3cm×重さ4kg以内である必要があります。
郵便窓口やLawsonにてレターパックライト専用の青い封筒を購入し、荷物は専用資材に入れて発送します。
郵便ポストに投函することで発送ができる他、郵便窓口での差出も可能です。
先方のポストに入りきらない場合、不在配達通知書が差し入れられますが、再配達は受け付けていないため注意しましょう。
クリックポスト
日本全国一律185円の料金で配送されます。
縦34cm×横25cm×厚さ2.5㎝×重さ1kg以内である必要があります。
宛名ラベルをオフィスで印刷して貼付することもできますので、大量の荷物を一度に出したい時におすすめです。
クレジットカード決済も可能なので、切手を貼ったり現金で宅配料を立て替えたりして後日会社に請求する必要もありません。
郵便ポストや郵便窓口からの発送が可能です。
ゆうメール
150gまでであれば180円、250gまでであれば215円、500gまでであれば310円、1kgまでであれば360円の料金で配送されます。
非常に安く手軽な手段ではありますが、到着まで3営業日程度かかりますので、急ぎの荷物の場合は注意しましょう。
荷物サイズはクリックポスト同様、縦34cm×横25cm×厚さ2.5㎝×重さ1kg以内である必要があります。
スマートレター
レターパック同様、郵便窓口やLawsonでスマートレター専用の封筒の購入が必要です。
配送料金はスマートレター用資材に含まれており、日本全国一律180円の料金で配送されます。
縦25cm×横17cm×厚さ2㎝×重さ1kg以内に収めましょう。
日曜及び祝祭日の配達はしていないため、週末や長期休暇直前の差出には注意が必要です。
ゆうパケット
厚さ1cm以内であれば250円、厚さ2cm以内であれば310円、厚さ3cm以内であれば360円の料金で配送されます。
配送料が安いのが特徴ですが、ゆうパケット専用の宛名シールと切手を荷物に貼付した上で、ポストや郵便窓口に差し出す必要があります。
ネットオークションやフリマアプリを使用する個人間で盛んに使用されている手段ではありますが、ビジネスシーンで使用する場合は宛名ラベルの事前印刷が必要であるということに注意しておきましょう。
ヤマト運輸
次に、ヤマト運輸によるサービスを確認していきます。
ネコポス
個人利用を受け付けておらず、ビジネスシーンのみに限定された配送手段です。
事前の契約が必要ですので、ヤマト運輸に問い合わせましょう。
全国一律料金で、数量などの諸条件に応じて、お客さまごとに価格を決めます。
縦31.2cm×横22.8cmnの角形A4サイズ、厚み2.5cm以内の荷物を発送することができます。
重さは1kg以内に収めましょう。
クロネコDM便
日本全国一律の料金で配送できますが、数量や出荷状態などの諸条件に応じて送り主ごとに価格が決定します。
こちらも完全にビジネスシーンのみに対応したサービスとなりますので、ヤマト運輸に問い合わせましょう。
縦34cm×厚さ2cm×3辺合計60cm以内×重さ1kg以内の荷物を対象としています。
佐川急便
次に、佐川急便によるサービスを確認していきます。
飛脚メール便
法人のみ使用することができるサービスです。
個人や個人事業主は使用できませんので、条件を確認してから申し込みしましょう。
300g以内168円、600g以内220円、1kg以内325円で発送できますが、大量発送をする場合は割引が適用される場合もあります。
3辺合計70cm以内、最長辺40cm以内、厚さ2cm以内に収めましょう。
飛脚ゆうメール便
こちらも飛脚メール便同様、法人のみを対象としているサービスです。
佐川急便が集荷し、郵便局員がゆうメールとして配送する特殊な配送方法であるため到着まで5営業日程度かかりますが、料金が安いのが特徴です。
200g以内115円、500g以内168円、1kg以内、299円、2kg以内330円、3kg以内456円で発送できます。
梱包は縦34cm×横25cm×厚さ3.5cm以内に収めましょう。
メール便は各社さまざまなサービスを展開しています。
中には事前申請が必要なサービスもありますので、あらかじめ申し込みをしておくと急ぎの場合に慌てずに済みます。
まとめ
メール便は、大量のダイレクトメールやパンフレットを郵送する際や、少しでも安く荷物を発送したい時に役立ちます。
追跡機能もあるため、万が一の紛失に備えたリスク管理もしやすくなるでしょう。
サービスをいくつか比較した上で、自社にあったものを決めていきたいですね。
