定形外郵便と規格外郵便ってなに？知れば得する封筒の豆知識！

定形外郵便とは、切手を貼って郵送する方法です。 予め決められた定形郵便の条件を満たしたものが「定形郵便」となり、それ以外のものが「定形外郵便」の扱いとなります。 電子メールが普及してきたために、手紙や書類をポストへ投函する機会が減少してきておりますが、未だに企業宛や役所宛の書類を提出する際、「封筒に入れて郵送」という方は多いのではないでしょうか？ 実は、郵便物は「定形郵便」「定形外郵便」「規格外郵便」と3種類に分かれており、郵送する書類のサイズに合った封筒を使えば、お得に郵送することが出来るのです。 そこで今回は「定形」「定形外」「規格外」の意味合いを正しく理解して頂き、郵便をお得に活用する方法をご紹介していきます。 ビジネス用封筒の印刷なら、封筒印刷製作所にいつでもご相談ください。

定形・定形外・規格外の違いってなに？

定形郵便と定形外郵便は、取り扱い可能なサイズと重さが違うだけで、どちらも重さでその運賃が決まり、サービス内容に違いはありません。 違いを明確に理解するためには、定形と定形外のサイズを理解する必要があります。 まずは郵便物の種類をイラストを見てきちんと把握しておきましょう。 特に定形外郵便は、サイズ測量の方法によって「規格内」と「規格外」に区分できますので、以下の項目で詳しくご説明していきます。

定形郵便：84円（もしくは94円）切手で送付できるもの

「定形郵便」とは、定形郵便物の条件を満たし、84円切手（または94円切手）を貼って郵送できる封筒で送る郵便のことで、それ以外の郵便のことを「定形外郵便」と言います。 規格に収まっている郵便物が「定形郵便」で、収まっていないのが「定形外郵便」です。

		幅	長さ
長形	長形3号	120 mm	235 mm
	長形4号	90 mm	205 mm
	長形40号	90 mm	225 mm
	長形5号	90 mm	185 mm
	長形30号	92 mm	235 mm
角形	角形8号	119 mm	197 mm
洋形	洋形1号	120 mm	176 mm
	洋形2号	114 mm	162 mm
	洋形3号	98 mm	148 mm
	洋形4号	105 mm	235 mm
	洋形5号	95 mm	217 mm
	洋形6号	98 mm	190 mm
	洋形7号	92 mm	165 mm
	洋形長3号	120 mm	235 mm
	洋形長4号	90 mm	205 mm

長形3号の封筒は、A4サイズの書類を3つ折りにして送付する際に最も使われる封筒となりますので、これを機に覚えてみてはいかがでしょうか。

定形外郵便：「規格内」と「規格外」がある

84円もしくは94円切手で送付できない郵便のことを「定形外郵便」と呼びます。 定形外郵便には以下の規格を満たした「規格内」郵便とそれ以外の「規格外」郵便の2種類があります。 定形外かつ規格内郵便として使用可能な封筒は以下の12種類です。

		長さ	幅
長形	1号	142 mm	393 mm
	2号	119 mm	227 mm
角形	0号	287 mm	382 mm
	1号	270 mm	332 mm
	2号	240 mm	324 mm
	20号	229 mm	324 mm
	3号	216 mm	277 mm
	4号	197 mm	267 mm
	5号	190 mm	240 mm
	6号	162 mm	229 mm
	7号	142 mm	205 mm
洋形	特1号	138 mm	205 mm

その中でも、A4サイズ書類を折らずにいれることの出来る封筒である「角形2号」は、長形3号と並び企業の多くで一般的に使われています。 次の段落でご説明いたしますが、定形外郵便の送料の方が割高なので、A4書類を送る際には、折らずに角形2号封筒を利用するのではなく、3つ折りにして長形3号封筒を使うとよいでしょう。 但し、書類の内容や郵送先企業によっては、3つ折り厳禁ということもありますので、事前に相手先に確認してから実施するようにしましょう。

定型・定形外郵便一覧

ここでは、ビジネスシーンでよく使われる定型封筒・定形外封筒について紹介します。

定型封筒

定形封筒は、請求書や発注書などのA４サイズの紙がビジネスシーンで使われています。 その際に、A4サイズを３つ折りで入る大きさの封筒として、長形３号や洋長形３号が定形封筒としてよく利用されます。その他にも、DMを発送する際には洋長形４号の使用が一般的です。

定形外封筒

大切な契約書類やプレゼン資料、写真などを折らずにきれいな状態で送付したい場合に使用されます。 角型１合はB4サイズ、角型２号はA4サイズ、角型３合はB５サイズの書類や物を入れるのに適している大きさです。複数のサイズをあらかじめ用意しておくことで、用途や目的に合わせて使い分けるようにしておくことがポイントです。

定形・定形外の郵送料金は「サイズ」と「重さ」で決まっている

定形郵便と定形外郵便の違いを理解して頂きましたが、具体的に送料にしてどれだけ違ってくるのかをしっかりと見ていきましょう。 ◆ 定形郵便の場合：

重量	~25g	~50g
定形郵便	84円	94円

※サイズ：14～23.5cm(長さ)　×　9～12cm(幅)　×　～1.0cm(厚さ)の場合 ◆ 定形外郵便の場合：

重量	~50g	~100g	~150g	~250g	~500g	~1kg	~2kg	~4kg
規格内	120円	140円	210円	250円	390円	580円	取り扱いなし
規格外	200円	220円	300円	350円	510円	710円	1,040円	1,350円

※サイズ（規格内）：~34cm(長辺)　×　~25cm(短辺)　×　～3cm(厚さ)の場合 　　　　（規格外）：縦60cm及び、縦+横+高さ=90cmの場合 市販で売っている封筒のサイズが「定形封筒であるか」「規格外封筒であるか」はしっかりと商品の表面に記載されていることが多いです。 100均ショップでは、定形外封筒しか取り扱いがないこともありますので、急いで購入したい時にはコンビニや文房具店へ向かうとよいでしょう。 同じA4サイズの書類を送る場合であっても、3つ折りにして定形郵便として送付するか、規格外郵便として送付するかで、実は、100円も差額が出てしまうのです。 A4の書類は、3つ折りにすることで長形3号などの定形封筒に入れることが出来るので、よりお得に郵送できるよう一工夫するとよいでしょう。 以下の記事にて、より詳細に荷物種類ごとの送付料金について書いておりますので、是非参考にしてみてください。

レターパックなど自分に合った郵送方法を見つけよう

さて、ここまでで封筒の種類と料金についてみてきましたが、自分にとってどの郵送方法が最もお得なのかを見ていきましょう。 製本した契約書を折ることなく相手先に送付したい場合には、定形外封筒（例えば角形2号封筒など）ではなく、レターパックを使うとお得に送付することが出来ます。

	~25㎏以内	~1㎏以内	~4㎏以内
ミニレター	63円	–	–
レターパックライト	–	–	370円
レターパックプラス	–	–	520円
スマートレター	–	180円	–

仮に、3~4㎏程度の定形外（規格外）の郵便を送付する際には、そのまま規格外封筒で送付すると、1,350円もの送料がかかってしまいますが、 レターパックを利用すると、たった520円で送ることが出来ます。（その差はなんと、830円！）

	2~4㎏以内
レターパックプラス	520円
規格外	1,350円

その差は歴然であり、お得に送るためには自分の送付したいもののサイズと重さをしっかりと理解した上で、日本郵便のHPにてよりお得な送付方法を見つけてみましょう。 URL：https://www.post.japanpost.jp/cgi-simulator/envelope.php

まとめ

日々書類の送付業務に携わっている方や複数枚の書類を一括送付したいと考えている方は、是非一度自分の業務を見直してみてはいかがでしょうか？ 毎日の郵便物差出業務の中で、意外と料金計算に取られてしまう時間は多く、重さとサイズごとのポイントを抑えることができれば、業務時間の短縮に繋がりそうですね。 郵送するものや先方都合に合わせたオプションを上手に選択しながら、気軽にお得に書類送付をしていきましょう。 業務に必要な封筒はこちらで購入可能です。 お客様に出しても恥ずかしくない高品質な封筒を注文したい方は、弊社でご注文ください。